Konferenz- und Meetingräume Zahlen, Daten, Fakten

Immer wieder werde ich gefragt, ob es über die von mir behandelten Themen Meetingräume, Konferenztechnik & Co auch belastbare Zahlen gibt. Also solche, die nicht dem Marketing-Wunschdenken mancher Hersteller entspringen, sondern überprüfbar von anerkannten Instituten stammen.

Nachfolgend ein paar ZDF (Zahlen, Daten, Fakten)

Mehr Räume, weniger Platz

Der Platz im Büro pro Mitarbeiter sinkt konstant! Dies ist aber nicht darauf zurückzuführen, dass immer mehr Leute in kleinen, engen Cubicles sitzen müssen! Vielmehr tragen Shard Spaces, also nicht-territoriale, gemeinsam genutze Arbeitsflächen anstatt eines fix zugewiesenen aber immer seltener benutzten Schreibtisch, dazu bei. Eine immer größere Anzahl an Mitarbeitern benötigt überhaupt keinen klassischen Schreibtisch mehr, weil diese entweder unterwegs, zu Hause oder im Office in Meetingräumen arbeiten. Motto: Am Schreibtisch sitzen kann ich zuhause auch, dafür muss ich nicht ins Büro fahren.

Dazu eine Grafik:

Bürofläche je Mitarbeiter
  • Zwei Zahlen im Vergleich:
  • Jahr 2010: ca. 6,8 m² je Mitarbeiter
  • Jahr 2014: ca. 6,4 m² je Mitarbeiter

EIn Rückgang von ca. 6% in nur 4 Jahren!

Wer sich über den starken Anstieg zwischen 2008 und 2010 wundert: Dies sind die Auswirkungen der Wirtschaftskrise, bei der der die Anzahl der Beschäftigten viel schneller sank als die Büroflächen zurückgingen. Die sogenannten „Grey Spaces“ sind also jene leerstehenden Flächen, die viele Mieter nicht schnell genug losgeworden sind oder die mangels Bedarf einfach leerstanden. Blendet man diese Spitze aus, so ist der Trend seit ca. 2003 ungebrochen!

Schnelle agile Meetings statt behäbiger Konferenzen

In ihrer Workplace Transformation 2013 Studie haben Cushman & Wakefield Unternehmen nach „Drivers Of Workplace Change“ befragt, also nach den wesentlichsten Motivationsfaktoren für Veränderungen im Bereich Arbeitsplatz und Gebäude.

Dass „Niedrigere Gebäudekosten“ mit 17,6% an der Spitze liegt, kann man noch unter „eh klar“ verbuchen. Wirklich interessant ist jedoch, dass alle Faktoren rund um Kosten zusammengenommen trotzdem weit hinter dem Faktor Human Ressources bleibt. Die Unternehmer also den Faktor Mensch und dessen Produktivität viel wichtiger einschätzen.

Gleich nach „Anziehen und Behalten von Angestellten“ mit 15,6% ist schon eines „unserer“ Themen auf Platz 3. 14,6% der Befragen sehen „Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit“ als einen wesentlichen Treiber für Veränderung. Nicht weit dahinter dann mit 10,0% „Verbesserung der Kreativität und Innovation“ sowie mit 6,4% „Verbesserung der Agilität und Verringerung der Reaktionszeit“.

Man kann daraus folgendes ableiten:

  • Alles wird schneller. Statt weniger, eher langfristig geplanter Besprechungen mit vielen Teilnehmern hin ein Trend zu mehreren, kleinen, schnellen und im kleinen Rahmen durchgeführte Ad-Hoc-Meetings.
  • Dramatisch erhöhte Zusammenarbeit mittels Collaboration-Tools, die fix im Workflow eines Unternehmens eingebettet sind.
  • Schnellere Entscheidungen, flexibleres Denken = höhere AGILITÄT

Alle sprechen davon, dass verstärkt in das Personal investiert werden muss. Dabei sollte nicht vergessen werden, dass erst duch die Schaffung eines geeigneten Umfelds aktuelle Herausforderungen wie Agilität, Innovatives Denken und Mitarbeiterzufriedenheit gemeistert werden können. Perfekt funktionierende Medientechnik in dafür geeigneten Räumen ist ein wichtiger Bestandteil jedweder Workplace Strategie.

Veränderung bei den Meetingräumen

Natürlich folgt aus den Veränderungen in der Arbeitswelt auch eine Veränderung der Räume, in unserem Fall der Meetingräume. Hier eine beeindruckende Grafik aus dem Wainhouse Research White Paper „Understanding the Huddle Room“.

(c) Wainhouse Research

Abgesehen von der schieren Anzahl der Meetingräume auf diesem Planeten (50+ Millionen!) ist eines auffallend:
Wie bei einem Eisberg ist der überwiegende Teil unsichtbar.

Während sich also viele Planer, Integratoren und auch Hardware-Hersteller um die Spitze balgen, existiert ein riesiger Markt an kleinen und kleinsten Besprechungsräumen! Obwohl diese auf den ersten Augenblick technologisch wenig anspruchsvoll erscheinen, gibt es gerade hier jede Menge Bedarf an innovative Lösungen. Diese Räume werden intensiv genutzt, pro Tag sind 10 und mehr unterschiedliche User nicht ungewöhnlich! Die Technik muss absolut selbsterklärend sein und aufgrund der schieren Anzahl sind Dinge wie zentrales Management, automatische Erhebung von statistischen Daten sowie größtmögliche Fernwartung ein unbedingtes Muss.

In der Studie wird sinngemäß folgendes Fazit zum Thema Huddle Rooms gezogen:

  • Veränderte Organisationsformen und Arbeitsmethoden lassen die Nachfrage nach zusätzlichen Meetingflächen weiterhin steigern.
  • Innovative Hersteller fokussieren sich auf den Wert von Lösungen für kleinere Räume wie z.B. drahtlose Präsentationsechnik für Tablets
  • Business Analysten betrachten vermehrt dieses stark wachsende Segment insbesonders in Hinblick auf Collaborations-Lösungen.

Fazit und Ausblick

Immer mehr Unternehmen sind aufgrund von Mitbewerbs- und Kostendruck dazu aufgerufen, nicht nur Ihre Arbeitsplätze im Allgemeinen zu evaluieren, sondern dabei auch die dafür nötige Medientechnik verstärkt und intensiver zu betrachten.

Ob man es nun Meeting-Room-Technology oder Unified Collaboration oder Presentation-Systems nennt, im Endeffekt geht es immer um Produkte und (vermehrt!) um Services, die unsere Branche planen, liefern und betreuen kann. Wollen Sie mir zustimmen? Ich freue mich auf Ihre Reaktionen.

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