Ressourcenbuchung Next Generation

Das Thema Reservierung von Meetingräumen war und ist seit Jahren ein wesentlicher Teil der unternehmensinternen Ressourcenadministration. Die noch immer kontinuierlich hohen Zugriffsraten auf meine mehrteilige Serie
10 Fragen des Raummanagements sind dafür der beste Indikator. Doch nun in Zeiten von COVID19 gehen viele Unternehmen den nächsten Schritt auf dem Weg zur dynamisch genutzten Office-Landschaft. Ich nenne es der Einfachheit halber daher Ressourcenbuchung Next Generation.

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Digitale Transformation im Rekordtempo

Nachdem wir alle jahrelang über Digitale Transformation geredet haben, Bücher gelesen und Konferenzen besucht haben, hat uns COVID19 binnen weniger Wochen in eine neue Realtität katapultiert.
Ein Zitat beschreibt es perfekt:

„We’ve seen two years’ worth of digital transformation in two months.“

Microsoft CEO Satya Nadella

Präziser kann man es einfach nicht sagen, knapp und doch so aussagekräftig. Dieses Zitat stammt von Microsoft und fiel im Zuge eines Earning Calls im April 2020. (Quelle)

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Amazon Neuheiten bei der AWS IoT Cloud

Die AWS Cloud von Amazon ist zweifellos eine der ganz großen IoT-Global Player. Gemeinsam mit Microsofts Azure Cloud zählt AWS mit Sicherheit auch zu den wichtigsten Innovationstreibern . Zurecht durfte man also gespannt sein, was es von der jährlichen Konferenz re:invent 2018 in Sachen Amazon Neuheiten bei der AWS IoT Cloud zu berichten gibt.

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Ihr Meetingraum klingt schlecht?

Das Dilemma ist altbekannt. Von allen Seiten hört man es:

„Unser Meetingraum klingt schlecht!“

Während früher damit ausschließlich der Sound im Raum selbst gemeint war, beschweren sich heutzutage, also im Zeitalter von Unified Communication und Videokonferenz, meist die Gegenstellen über schlechte Audioqualität. Ein ähnliches Problem sind auch Recordings (Mitschnitte), welche nicht nur zwecks nützlicher Dokumentation angefertigt werden, sondern in vielen Unternehmen schlicht gesetzliche Pflicht sind.

Woran liegt es also, dass wir zwar schon seit Jahrzehnten den Weltraum erobern, aber oftmals nicht einmal unseren CEO verstehen, wenn er per Videokonferenz zugeschalten ist? „Ihr Meetingraum klingt schlecht?“ weiterlesen

Was ist überhaupt Medientechnik-Security?

Nachdem mein vorangegangener Blog-Post zumindest in Teilen der Branche auf sehr großes Interesse gestoßen ist, soll dies nun ein Follow-Up sein und ein wenig tiefer in die Materie blicken.
Was ist überhaupt Medientechnik-Security und wie kann man das Thema in kleinere Teilbereiche aufbrechen?

Wie immer beim Thema Security steht am Anfang eine Grundsatzfrage: „Was ist überhaupt Medientechnik-Security?“ weiterlesen

Sicherheitslücken in Crestron Medientechnik Produkten

Die Aufregung in der Medientechnik Branche sollte eigentlich noch viel größer sein. Über das Wochenende liefen die Tickermeldungen in den Spezialisten-Kanälen: Sicherheitslücken in Crestron Medientechnik Produkten! Was war geschehen? Und müssen wir uns alle fürchten?

Worum geht’s?

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7 neue Gründe, gerade jetzt mit IoT zu starten

IoT ist nun schon einige Zeit in aller Munde. Die Frage muss daher erlaubt sein: Warum gerade jetzt mit IoT starten? Eifrige Leser meines Blogs werden sich daran erinnern, dass ich schon einmal über Sieben gute Gründe für IoT geschrieben habe. Dabei ging es um Prinzipielles, heute will ich erläutern, warum JETZT ein guter Grund zum Starten ist. „7 neue Gründe, gerade jetzt mit IoT zu starten“ weiterlesen

Das geht dann irgendwie über das Netzwerk

Eine klassische IoT Lösung besteht primär aus drei Komponenten, von denen eine oftmals nur mit „das geht dann irgendwie über das Netzwerk“ beschrieben und nicht weiter betrachtet wird. Dieser Blogpost soll sich deshalb genau mit diesem essentiellen Teil beschäftigen.

Aber immer der Reihe nach. Die drei wesentlichen Komponenten sind:

  1. Das IoT Edge-Device oder Feldbusgerät oder Field-Gateway o.ä. Dies ist jenes Stück Hardware (inkl. Edge-Software), das im Feld, also am Ort des Geschehens platziert ist.
  2. Eine Public oder auch Private Cloud. Hier landen die Daten um zentral gespeichert und weiterverarbeitet zu werden.
  3. Last but certainly not least:
    Das Netzwerk bzw. die Transportschicht zwischen dem IoT-Device und der Cloud. Und genau darum soll es heute gehen.
Viele Wege führen in die Cloud

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10 Fragen des Raummanagements – Teil 9

Hier ist er nun der finale Teil der Blogpost-Series „10 Fragen des Raummanagements“. Wenn Sie erst jetzt eingestiegen sind, so finden Sie hier den Beginn dieser Serie.

Dass es so lange bis zum Grande Finale gedauert hat, war ursprünglich nicht geplant. Die zusätzlichen Erfahrungen einiger Projekte waren es meiner Meinung jedoch nach absolut wert. Es ist mir eine Freude, nachfolgend nun endlich eine Art Schlussstein zu setzen. Diese Artikelserie ist meines Wissens nach im deutschen Sprachraum noch immer einzigartig. Durch das umfangreiche Feedback fühle ich mich bestätigt und bedanke mich bei Allen für das Interesse.

Was kostet der Spaß?

Einer der offenen Fragen aus den vorangegangenen Beiträgen ist die Frage nach den Kosten. Und wie immer ist die Antwort: „Es kommt ganz drauf an“ bzw. die internationale Variante: „Well, it depends!“

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Die fünf Stufen zum Unified Communication Tantra

Im nachfolgenden Artikel werden die fünf Stufen zum Unified Communication Tantra und die Reise dorthin beschrieben.

Was ist Unified Communication?

Wer auf der Suche nach seitenlangen Erklärungen für diesen Begriff ist, wird wie fast immer auch bei Wikipedia hier fündig. Wenn Sie es lieber kurz und knackig lieben, dann nachfolgend meine Definition:

Unified Communication, also zu Deutsch „vereinheitlichte Kommunikation“ ist das Bestreben, alle Formen der elektronischen Kommunikation unter ein gemeinsames Dach zu bekommen.

Also ähnliche aber traditionell unabhängige Systeme wie Email, Instant Messaging, Videokonferenz, Presence, Screen Sharing, etc. in einem gemeinsamen System zu vereinen. Natürlich soll dieses eine System auf allen Endgeräten lauffähig sein, die der einzelne User oder die Usergruppen verwenden.

Anstatt wie oft auf diesem Blog soll es diesmal aber nicht um die Technologie gehen, sondern das Thema soll vielmehr aus Organisationssicht betrachtet werden; frei nach dem Motto: Wo steht (m)ein Unternehmen? Welche Stufen haben wir schon erklommen und was liegt vor uns?

Aktuelle Entwicklungen und ein paar Zahlen

Folgende Fakten sind vielleicht schon einzeln bekannt, wenn man diese jedoch geballt auf einem Blick sieht, verdeutlicht sich das Thema doch sehr:

  • Collaboration Tools verdrängen zunehmend herkömmliche Telefonnebenstellen-Anlage in großen Unternehmen
  • Schon mehr als 40% aller Telefonate innerhalb eines Unternehmens sind Confcalls. Diese Zahl steigt weiter rasant an; das herkömmliche 1:1 interne Telefonat stirbt aus
  • 75% der User verwenden drei oder mehr verschiedene Geräte
  • Die Mehrzahl der großen Unternehmen haben zusätzlich zu zwei oder mehr unterschiedlichen Unified Communication Plattformen noch mehrere Fabrikate von klassischen Telefonanlagen im Einsatz. Man ist also von „Unified“ meilenweit entfernt!
  • Weniger als 50% der eigentlich im Unternehmen vorhandenen UC-Lizenzen sind bei den Users ausgerollt; noch weniger sind im aktiven Gebrauch! (Stichwort: MS Office 365 E3/5 Abo)
  • Als die drei Top-Hindernisse für den verstärkten Einsatz und die Zentralisierung von UC gelten: Politik, Business Case und das IT-Netzwerk.

Quelle: Wainhouse Research 2016 nach Befragung bei IT-Entscheidern

Die fünf Stufen

Wo stehen nun die einzelnen Unternehmen? Nachfolgend die fünf Stufen zum Unified Communication Tantra.

Stufe 1: Das Unternehmen mit den vielen Silos

Organisationen auf dieser Stufe haben meist mehrere, teils sogar noch analoge Telefonanlagen; oft sogar von verschiedenen Herstellern. Wenn Collaborations-Tools eingesetzt werden, dann wurden diese abteilungsweise bzw. projektbezogen beschafft. Klassische Beispiele sind hier Cisco Webex oder Teamviewer, die „irgendwann“ einfach da waren.
Collaboration ist noch keine stratgische Angelegenheit im Unternehmen und wird daher nur punktuell eingesetzt. Dazu passt auch, dass das Information Sharing noch nicht in der Unternehmenskultur angekommen ist; ganz im Gegenteil ist das Horten und „Verstecken“ von Informationen gang und gäbe.

Stufe 2: Das Unternehmen der verbesserten Kommunikation

Hier öffnet die Standardisierung auf leistungsfähige IP-Netzwerke die Türen für den vermehrten Einsatz von Collaboration. IM Instant Messaging Systeme kommen vermehrt und gesamtheitlich zum Einsatz und das Prinzip der Presence verändert die Kommunikation. Die Anzahl der Emails geht wie von Geisterhand zurück.
Die Qualität und die Quantität der Zusammenarbeit steigt, alles hat aber noch einen Touch von „die da oben wollen, dass wir so arbeiten“. Early Adaptors erkennen jedoch schon den Wert und setzen vermehrt auf die neuen Tools.

Stufe 3: Das integrierte Unternehmen

Die einzelnen Kommunikations-Silo werden zunehmend verbunden, alles wächst zusammen. Klassische Beispiele sind SIP-Anbindung von Videokonferenz-Systemen, damit man mit der hochwertigen Audiotechnik der VideoKonf auch an Telefonkonferenzen teilnehmen kann oder auch die Anbindung der Instant Messaging Plattformen wie MS Lync an die Telefonanlage. Jetzt sieht der Benutzer schon vor dem Wählen ob der Anzurufende besetzt ist oder auf Urlaub.
In Sachen Kulturwandel erkennt man den wirtschaftlichen Vorteil vereinfachter und effizienterer Kommunikation. Die ehemaligen Early Adaptors werden zu Business Champions und beweisen die Richtigkeit durch überprüfbar verbesserte Ergebnisse. Es läuft!

Stufe 4: Das Unified Enterprise

Das gesamte Unternehmen standardisiert auf eine einzelne Plattform für Instant Messaging, Presence, Audio, Video und Web Collaboration. Klassische Telefonie findet praktisch nur mehr wie Mobilfunk stark, wobei auch hier die Mehrzahl der Gespräche schon über den UC Client statt über GSM stattfindet.
Die Art und Weise, wie kommuniziert und kollaboriert wird, ist ein zentrales Unterscheidungsmerkmal des Unternehmens im Vergleich zum Mitbewerb. Der Fokus der Unternehmensleitung liegt primär auf der weiteren Verbesserung der Produktivität. Das darf durchaus auch etwas kosten, denn die Richtigkeit der Strategie ist längst bewiesen. Die einzelnen Mitarbeiter fühlen sich stark genug, aktiv Verbesserungen vorzuschlagen und beschleunigen so die Transformation im Unternehmen. Bestands-Systeme werden nach und nach abgelöst oder werden in DIE Plattform eingebunden. Dank SDKs und APIs ist dies auch in vertretbarem Zeit- und Kostenrahmen möglich.

Stufe 5: Die vollkommen transformierte Organisation

Es gibt eine allgegenwärtige UC Plattform, welche auf Mobiltelefonen ebenso läuft wie auf Brainstorming-Screens bei der Kaffeemaschine. Diese unterstützt jedwede Form von Kommunikation: Audio, Video, Whiteboarding, Application Sharing, etc.
Es entstehen sogenannte  CEBP = Communications-Enabled Business Processes, welche herkömmliche manuelle Workflows vollständig ablösen und die Arbeit grundlegend verändern.
Ergebnisse sind signifikant erhöhte Agilität im Inneren des Unternehmens und eine massiv gesteigerte Customer Experience nach außen. Zufriedenere Mitarbeiter sind nur eine der positiven Auswirkungen.

Willkommen im Tantra-Himmel der Unified Communication!

Das Unternehmen ist am Ziel der Transformation angekommen, wird aber weiterhin kontinuierlich nach neuen Entwicklungen Ausschau halten. Aufgrund der gemachten Erfahrungen kann man diese Neuheiten auch besser einschätzen im Vergleich zu jenen Unternehmen, welche noch auf den unteren Stufen primär mit sich selbst und den Tücken der Implementierung beschäftigt sind.
Sicherlich vergessen Unternehmen auf der höchsten Stufe keinesfalls, mit geeignetem Monitoring und Metriken die Effektivität der UC-Werkzeuge zu dokumentieren.

Und wo stehen die Unternehmen aktuell?

Laut Aussage namhafter Consulter, welche natürlich auch viele Kunden befragt haben, scheinen die meisten großen US-Unternehmen so ungefähr zwischen Stufe zwei und drei zu sein. Die übliche Technologie-Latenz von ein paar Jahren und die durchschnittlich kleinere Unternehmensgröße bedenkend, scheinen die allermeisten europäischen Firmen daher eher auf Stufe 1 bis 2 zu finden sein. Wie immer gibt es auch hier eine Normalverteilung nach Carl Friedrich Gauß, d.h. während die allermeisten auf Stufe 1 oder 2 sind, gibt es natürlich auch Euro-Champions ganz oben auf 5 oder 5. Aber natürlich auch solche, bei denen der Prozess noch gar nicht begonnen hat.

Selbstredend kann man davon ausgehen, dass die verbesserte Effektivität und Effizienz der Unternehmen auf den höheren Stufen einen massiven Marktdruck ausübt und somit Mitbewerber zum Handeln zwingt. Dank Themen wie Cloud-based UC as a Service und verbesserter Usability der Produkte spricht zumindest aus technischer Sicht nichts gegen diese Entwicklung.

Der geschätzte Leser wird an dieser Stelle aber schon längst erkannt haben, dass diese Reise ins Land des UC-Tantras nicht primär eine Sache der Technologie ist. Ich erlaube mir, nochmals an den Beginn des Artikels zu verweisen: Das allergrößte Hindernis wird in der „Firmen-Politik“ gesehen! Hier sind ganz klar die CIOs und CEOs gefordert.

Epilog

Die Inspiration zu diesem Artikel
Die fünf Stufen zum Unified Communication Tantra
und dessen Grundgerüst lieferte ein Webinar der von mir hochgeschätzten US-Consulting-Firma  Wainhouse Research, welches von Tata Communication gesponsert wurde.

Wie immer freue ich mich auf Ihre Kommentare und Feedbacks in den sozialen Netzen.