10 Fragen des Raummanagements – Teil 2

10 Fragen des Raummanagements

Nachdem im ersten Teil (10 Fragen des Raummanagements -Tei l-1 Einleitung) ein grundsätzliches JA zum Raum- und Ressourcenmanagement erarbeitet wurde, dreht sich in diesem Blogpost nun alles um:

10 Fragen des Raummanagements – Frage 1: Wie wird gebucht?

Rückblick und aktuelle Anforderungen

Obwohl dieser Blog sich mit Technologie und Digitalisierung befasst, lohnt ein kurzer Rückblick in die analoge Welt. Wie wurden früher Räume gebucht?

  • Das gute alte Besetzt/Nicht Besetzt Schild neben der Tür
    Die Idee dahinter ist simpel. Wenn der Raum besetzt ist, hat hoffentlich einer der Teilnehmer beim Betreten des Raumes das Schildchen von Nicht Besetzt auf Besetzt geschoben. Im Zuge der Technisierung wurde aus diesem passiven Gerät oft eine Besetzt-Lampe (gerne auch in aggressivem ROT!), welche vom Zimmer aus eingeschalten werden konnte.
    freebusy
  • Der davon vollkommen unabhängige allwissende Kalender im Sekretariat bzw. beim Portier
    Die Gralshüter dieser Kalender haben die volle Übersicht; das gemeine Fußvolk muss demütig anfragen und nicht selten sah die Wirklichkeit in den Konferenzräumen ganz anders aus wie auf dem Papier, welches bekanntlich sehr geduldig ist.

Der Vergleich mit aktuellen Anforderungen innerhalb einer digitalisierten Welt zeigt deutlich, dass mit diesen antiquierten passiven Methoden keine moderne Arbeitswelt gelebt werden kann.

  1. Die Gründe für die Implementierung eines Buchungssystems haben sich grundlegend geändert. War es früher die Zugangs-Steuerung bzw. –Beschränkung zu besonderen Räumen, für die ein Reservierungssystem eingesetzt wurde, so ist es heute die möglichst einfache Zurverfügungstellung von Ressourcen; man könnte von einer totalen Umkehr sprechen.
    Je einfacher Ressourcen genutzt werden können, umso eher werden diese auch produktiv verwendet. Und je öfter diese Ressource verwendet wird, umso effizienter war die Investition. Kurzum: Eine Einladung zur Nutzung anstatt ein Hindernis!
  2. Der Nutzer will und soll möglichst viel selbst machen, d.h. kein Bedarf für ein bürokratisches „Amt für Raumbuchung“ sondern direkter und unmittelbarer Zugriff. Im Idealfall hilft das System bei der Auswahl des „richtigen“ Raumes (mehr dazu bald bei
    10 Fragen des Raummanagements – Frage 5: Wird der richtige Raum gebucht?)
  3. Der Ressourcenanbieter will zentral Regeln vergeben und die Einhaltung dieser Regeln auch überprüfen. Ohne diese Regeln ist ein Missbrauch nicht nur möglich, sondern durchaus auch wahrscheinlich.
  4. Durch Protokollierung der Nutzung werden wertvolle Daten gewonnen, welche für die Verbesserung des Service genutzt werden kann. Umfangreiches Reporting ist ein Muss.
Architektur der Raumbuchungssoftware

Als Fundament gibt es eine, eventuell schon bestehende, Kalenderplattform, d.h. jene Software, die jedem Raum eine Identität bietet und für diesen einen Kalender bereitstellt. Es gilt also der Ansatz „jeder Raum hat ebenso einen eigenen Kalender wie jeder User“

  • Im Geschäftsumfeld ist diese Kalenderplattform meist eine der globalen Giganten: Microsoft Exchange, IBM Domino (besser bekannt unter dem früheren Namen Lotus Notes) oder Google Apps For Works, der Business Variante des allseits bekannten GMAIL Dienstes.
  • Im Bereich Bildungseinrichtungen wie Fachhochschulen und Universitäten setzt sich im DACH Raum immer mehr die Software Campus Online aus Österreich durch. Es gibt aber auch zahlreiche Eigenentwicklungen, auf welche über Software-Schnittstellen zugegriffen werden kann.
  • In Hotels, Konferenz- und Kongresszentren findet sich sehr oft Oracle Micros Fidelio oder eine andere Branchenlösung.

Auf diese Plattformen baut nun spezialisierte Raumbuchungs-Software auf und erweitert diese Basiskalender um die gewünschten Funktionalitäten. Hier gibt es unzählige Möglichkeiten und Anforderungen des Kunden an solch ein System. Im Laufe dieser Artikelserie werde ich immer wieder Beispiele aufzeigen. Es sei an dieser Stelle einmal gesagt: Universalwerkzeuge wie MS Exchange bieten standardmäßig durchaus schon einige interessante Features. Diese kann man mit dem nötigen KnowHow durchaus zum Einstieg nutzen.

Benutzerschnittstellen für Raum- und Ressourcenmanagement-Systeme

Womit benutzen die User nun überhaupt ein solches System? Die Frage lässt sich einfach beantworten: Mit allen zur Verfügung stehenden Werkzeugen! Die etwas ausführlichere Antwort:

  1. Persönliche Devices des Nutzers
    Egal ob PC, Tablet oder Smart Phone, egal ob im Eigentum des Arbeitgebers oder BYOD. Die persönlichen Geräte sind die bevorzugte Methode der Raumbuchung. Im Idealfall sind dafür keine gesonderten Apps oder Programme nötig, weil der User die neuen Funktionen direkt im bewährten Outlook oder per Webbrowser bedienen kann.
    Speziell MS Outlook erlaubt die Installation sogenannter Plug-Ins. Damit läuft, vereinfacht gesagt, eine eigenständige Software innerhalb von Outlook. Wichtig: Dieses Plug-In muss nicht zwangsläufig auch auf den Outlook Kalender zugreifen, sondern kann davon völlig unabhängig agieren. Somit gibt es zwar eine technische Kompatibilität zwischen Outlook und dem Plug-In, aber keine funktionale Zusammenarbeit!
    Ebenfalls zu beachten ist die Tatsache, dass es dieses Plugin-Konzept nur in der PC Variante gibt, für Benutzer von Smart Phones und Tablets müssen andere Lösungen gefunden werden!
  2. Elektronische Türschilder
    Viel zu oft wird elektronischen Türschildern zu wenig Bedeutung zugemessen. Speziell bei kurzfristigen AdHoc-Meetings ist es doch naheliegend, direkt am Eingang eines freien Raumes ein formloses „Reservieren ab jetzt für 30 Minuten“ zu machen anstatt zum Arbeitsplatz zurückzulaufen um dort eine Buchung durchzuführen!
    Ebenso wichtig ist die vorzeitige Freigabe eines Raumes, wenn das Meeting nicht die volle reservierte Zeitspanne dauerte. Dem User ist durchaus zuzumuten, beim Verlassen direkt am Türschild ein sogenanntes „End Early“ zu machen, also den Raum per sofort wieder freizugeben. Andere Nutzer werden sich über die kurzfristig verfügbare Ressource sicher freuen.
    Wir sollten aber auch das Gegenteil von „End Early“ nicht vergessen. Oft passiert es ja, dass Meetings länger dauern als geplant. Hier genügt ein kurzer Blick auf das Türschild, ob es eine direkt anschließende Buchung gibt oder ob man die Reservierung noch verlängern kann.
    Selbstverständlich müssen alle Eingriffe am Türschild unmittelbar zurück ins System gespeichert werden, damit die kurzfristigen Änderungen allen anderen zur Verfügung stehen.

    Doorsign
    Elektronisches Türschild
  3. Zentrale Buchungsübersicht im Service-Center
    Bei aller Automation und Self Service wird es irgendwo ein Service-Center oder den Help Desk geben. Diese Stellen verfügen über teilweise viel komplexere Tools als der klassische Enduser und stellen auch die menschliche Schnittstelle zu anderen Gewerken dar.
    (Mehr dazu in
    10 Fragen des Raummanagements – Fragen 8 und 9: Was sollte mein Gebäude über die Buchung wissen? bzw. Wer soll/muss noch von meiner Buchung wissen?)
  4. Digital Signage und Besucherleitsysteme
    Speziell in größeren Gebäuden kann es wünschenswert sein, dass die Belegung der Räume und der Weg zu ihnen auf Displays in Lobby- und Gangbereichen angezeigt wird. Hier sind jedoch Privatsphäre und die Vertraulichkeit mancher Meetings unbedingt zu beachten.
    Eine Sonderform des Digital Signage ist das Großbild Display im Meetingraum selbst. Speziell in den derzeit aktuellen „Glaspalästen“ kann man oftmals von außen direkt auf das Bild des großen LCD-Screens sehen. Warum also nicht gleich die Verfügbarkeit „frei für die nächsten zwei Stunden“ anzeigen?
    Alle diese Anzeigen sind jedoch meist PASSIV, d.h. es können nur Informationen gesehen werden, aber es findet keine Interaktivität statt.

Es gibt aber auch Userinterfaces, welche im ersten Moment gar nicht als solche wahrgenommen werden. Diese werden meist für jene Anwendungen verwendet, bei denen der User die reservierte Ressource aktiv „in Besitz“ nehmen muss, die Reservierung also explizit bestätigt werden muss. Diese deshalb auch CHECK-IN genannte Funktion kommt im Abschnitt
10 Fragen des Raummanagements – Frage 4: Wie hoch ist der Anteil der No-Shows?
noch ausführlich zur Sprache.

Beispiele für Check-In Methoden:
  1. Präsenzmelder im Raum
    Obwohl technisch fast schon banal und systembedingt anonym, ist ein Präsenzmelder das wahrscheinlich meist unterschätzte Werkzeug. Er weiß nicht, WER den Raum benutzt, aber wenn 10 Minuten nach Beginn der Reservierung noch immer niemand im Raum ist, kann ein No-Show ausgelöst werden. Gleichfalls kann es interessant sein, einen Raum als belegt zu kennzeichnen, wenn sich länger als 5 Minuten Personen in diesem Raum befinden, obwohl es eigentlich keine Reservierung gibt. Speziell bei strenger Kostenstellenrechnung sind solche „Piratenmeeting“, die offenbar niemand gebucht hat, durchaus ein Problem.

    Präsenzmelder
    Quelle Wikipedia.org
  2. PIN-Code
    Bei der Buchung erhält der Organisator einen PinCode, der innerhalb der ersten Minuten der Reservierung zum Check-In eingeben werden muss. Der Wert eines solchen Systems ist aber fraglich, außer man will sicherstellen, dass jeweils ein kundiger Organisator answesend ist.
  3. RF-ID Badges
    Viele Firmen verwenden scheckkartengroße Badges als zentrales Identifikationsmittel. Es ist also durchaus naheliegend, diese gleich für das Check-In zu verwenden; insbesonders dann, wenn beispielsweise Zutrittskontrollen (Türe, Aufzüge, etc.) über das gleiche System bedient werden müssen.
  4. Moderne Funkschnittstellen
    Das Apple iPhone kann mit der sogenannten iBeacon Technologie als Identitätsnachweis dienen. Der US-amerikanische Hersteller CRESTRON setzt mit seinem PINPOINT System auf diese Technik. Detail hier: CRESTRON PinPoint.
Crestron Pinpoint
Crestron Pinpoint
Zusammenfassung

10 Fragen des Raummanagements – Frage Nr.1 lautet: Wie wird gebucht?
Zusammenfassend kann gesagt werden:

  • Die User verwenden alle ihnen zur Verfügung stehenden Technologien und Geräte. Vom Webbrowser auf dem iPad bis zum elektronischen Türschild; vom MS Outlook Client am PC bis zur Smart Phone App mit iBeacon Näherungssensor.
  • Der nötige Kalenderunterbau greift idealerweise auf schon bestehende Messaging- und Kalenderplattformen zurück. Ob sich diese in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum befinden, darf keinen Unterschied machen. Aufgrund von Firmenkäufen kann es durchaus passieren, dass ein Teil des Unternehmens noch auf Lotus Notes läuft während der Rest des Konzerns mit MS Exchange arbeitet.
  • Das Raumbuchungs-System bietet dem Nutzer eine Fülle an Zusatzfunktionen: Angefangen bei der aktiven Hilfestellung bei der Auswahl der richtigen Räume für den jeweiligen Einsatzzweck zum Zeitpunkt der Buchung über die Raumautomation (= der Raum ist korrekt temperiert und der Beamer läuft schon, wenn der Raum betreten wird!) bis hin zum aussagekräftigen Reporting für das Management.
Ausblick auf den nächsten Teil

Im nächsten Artikel dieser Serie beschäftigen wir uns mit
10 Fragen des Raummanagements – Frage 2: Wird überhaupt gebucht?

Oder noch ein wenig perfider formuliert: Woher weiß ich überhaupt ob meine Mitarbeiter ihre Meetings buchen? Und nein, dies ist keine Frage der Befriedigung persönlicher Neugierde, sondern eine höchst relevante Frage im Bereich der optimalen Raum- und Ressourcennutzung.

Zurück zum Start der Serie mit einer Übersicht über alle Artikel.

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