10 Fragen des Raummanagements – Teil 1

10 Fragen des Raummanagements

Dies ist er erste Artikel der Serie „Die 10 Fragen des Raummanagements“, welcher sich intensiv mit der Frage der optimalen Nutzung von Meetingräumen und der darin enthaltenen Technik widmet.

Wozu Ressourcenmanagement ?

Die Räume, um die es in dieser Serie gehen soll, haben viele verschiedene Namen und trotzdem ist fast immer das Gleiche gemeint. Ganz egal ob es nun Konferenzzimmer, Meetingraum, Besprechungsraum, Sitzungssaal, Schulungsraum oder liebevoll Konfi genannt wird, genau jener Typus Raum ist hier gemeint.

Wie es früher war

Gehen wir ein einige (oder viele?) Jahre zurück und uns bietet sich folgendes Bild: Konferenzzimmer = Chefsache.

Nur ein kleiner Teil der Belegschaft durfte diese heiligen Hallen überhaupt betreten, ein Besuch dort glich einem befohlenen Rapport beim Militär. Daher waren diese Räume auch meist in unmittelbarer Nähe zu den Vorstandsbüros angesiedelt, oft sogar mit direkten Türen in deren Büros.
Streng verwaltet vom Chefsekretariat wurden Sitzungen ebenso penibel, vertrauensvoll und langfristig geplant wie die Terminkalender der Chefs selbst. Die Räume wurden sicher nicht „einfach so zwischendurch“ verwendet, denn dafür gab es den kleinen Besprechungstisch mit Besucherstühlen direkt im Chefbüro. Nein, das Konferenzzimmer wurde nur für die „großen“ und „wichtigen“ Sitzungen gebraucht und wenn es einmal zwei Wochen lang leer stand, war das eher die Regel als die Ausnahme. Für Normalsterbliche waren diese Räume in der Regel unerreichbar.

Für die überwiegende Mehrzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens waren Besprechungen/Sitzungen/Meetings überhaupt kein wesentlicher Teil ihres Arbeitstages. Wenn diese doch mehr oder weniger regelmäßig in Gruppen kooperierten, dann wurden dafür Besprechungszimmer auf Abteilungsebene verwendet, welche von der Abteilung selbst verwaltet wurde. Die Auslastung war auch hier eher bescheiden, den das eigene Besprechungszimmer war ein gut gehüteter Schatz der Abteilung und oft Zentrum des sozialen Lebens der Abteilung oder anders ausgedrückt: Der Stammtisch der Abteilung; ausborgen völlig unmöglich.

Man musste eigentlich froh darüber sein, dass Besprechungsräume nur einen sehr kleinen Teil der Gesamtfläche eines Büros belegten, denn die Nutzung war bei der Mehrzahl der Räume übers Jahr gerechnet oft im Bereich von weniger als einer Stunde pro Tag! Ein Alptraum für jeden Controller.

Und wie sieht es heute in modernen Unternehmen aus?

Jedes Unternehmen steht heute in hartem Wettbewerb und muss mit möglichst wenig Mitteln möglichst viel erreichen. Effizienz und Effektivität sind die passenden Schlagworte wohingegen folgende Begriffe das genaue Gegenteil davon sind:
Unausgelastet, überdimensioniert, unnötig, unorganisiert, unpassend, nicht verfügbar aber auch „im Überfluss“, unerreichbar und kompliziert.

Es liegt also in der Natur der Sache, dass Unternehmen jede Möglichkeit zur Verbesserung der Organisation bei gleichzeitiger Kostensenkung wahrnehmen müssen! Die optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Fläche in einem Gebäude ist ein extrem effektives Mittel zur Senkung der Kosten, wie die folgenden Artikel und die darin genannten Fakten zeigen werden.

Wie sagte ein sehr weiser Unternehmer einmal:

Der teuerste Quadratmeter eines Hauses ist der, den ich unnötigerweise gebaut habe. Ich habe ihn aber nicht nur geplant und gebaut, ich musste ihn auch einrichten, ich muss ihn heizen und kühlen, ihn putzen und bewachen, sogar ab und an sanieren muss ich ihn; und am Ende muss ich ihn noch entsorgen! Und das alles, obwohl ich ihn gar nicht brauche!

Und genau hier setzt diese Artikelserie „10 Fragen des Raummanagements“ an, denn um zu erkennen ob etwas unnötig ist, muss ich wissen, WER WAS WANN WARUM und auch WIE nutzt!

In absolut vergleichbarer Analogie zu anderen Optimierungsansätzen wie z.B. Fuhrparkmanagement mittels Car-Pooling oder Car-Sharing oder auch zentralem Printermanagement anstatt unzähliger Arbeitsplatzdrucker soll aktives Raummanagement Folgendes leisten:

  • Verbesserte Nutzung bestehender Räume und Ressourcen durch Erhöhung der Auslastung und Senkung des Leerstandes, Erhöhung des Return On Investment
  • Optimierung und Verbesserung der Treffsicherheit bei künftigen Investitionen durch Erkennen von Fehlinvestitionen, Verhinderung von Fehlerwiederholung und gezielter Steigerung in nachweislich Erfolg bringenden Bereichen.
  • Senkung der sekundären Betriebskosten durch Verbesserung der internen Abläufe und Verwaltungsvereinfachung
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Bereitstellen der benötigten Arbeitsmittel in ausreichender Quantität und Qualität, zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort
  • Ausnutzung positiver Skalierungseffekte, d.h. Unternehmenswachstum ermöglichen bzw. vereinfachen anstatt Bremsklotz der Unternehmensdynamik zu sein.

Neben diesen recht allgemeinen Gründen gibt es aber auch ganz konkrete Gründe für den Bedarf an Raumbuchungssystemen:

Ein steigender Anteil der Mitarbeiter verbringt immer mehr Zeit in immer mehr Meetings; die Arbeit am Schreibtisch nimmt kontinuierlich ab bzw. wird ins Heimoffice verlagert und ist somit aus Sicht des Raummanagements irrelevant. Die Länge dieser Besprechungen nimmt tendenziell ebenso ab wie die Anzahl der Teilnehmer. Während früher 20 Leute sich einmal alle 12 Wochen in einem großen Saal für eine Tagesklausur einsperrten, treffen sich heute kleine Projektteams jede Woche für eine Stunde zur Abstimmung. Oft sind nicht einmal alle Teilnehmer physikalisch anwesend sondern schalten sich per Skype & Co zu.

Ebenso sind kurzfristige adHoc-Meetings keine Seltenheit, bei denen wenige Personen spontan Aktuelles besprechen. Selbstverständlich passieren auch kurzfristige Absagen oder die temporäre Abkehr vom wöchentlichen Rhythmus, weil es es nichts Neues zu besprechen gibt. Niemand ist über ein abgesagtes Meeting böse aber der fix reservierte Raum könnte doch auch davon erfahren, oder?

Diese Gruppendynamik zu organisieren, kann einfach nicht mehr an externe Abteilungen delegiert werden sondern muss von den Projektteams selbständig und eigenverantwortlich durchgeführt werden können. Trotzdem oder gerade deswegen hat die Unternehmensleitung ein vitales Interesse mittels Controlling den Kostenüberblick zu behalten bzw. diesen überhaupt erst wieder einmal zu erlangen.
Kurzum: Es braucht ein geeignetes Werkzeug!

Ich erlaube mir zusammenzufassen:

Raum- und Ressourcenmanagement ist jenes unbedingt notwendige Bindeglied zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens und den von Ihnen benötigten Ressourcen, welches innerhalb eines Rahmens konkreter Vorgaben des Managements die optimale Nutzung bestehender Ressourcen ermöglicht sowie aufgrund von gesammelten Nutzungsdaten aktives Feedback an das Management zur weiteren Optimierung liefert.

Artikelserie 10 Fragen des Raummanagements

Hier nun die zehn Fragen, welche in den nachfolgenden Artikeln behandelt werden:

  1. Wie wird gebucht?
  2. Wird überhaupt gebucht?
  3. Wie hoch ist die Auslastung meiner Räume?
  4. Wie hoch ist der Anteil der No-Shows?
  5. Wird der richtige Raum gebucht?
  6. Wie viele Leute sitzen im Raum?
  7. Was wird tatsächlich genutzt?
  8. Was sollte mein Gebäude über die Buchung wissen?
  9. Wer sollte bzw. muss noch von der Buchung wissen?
  10. Was kostet es und was bringt es mir/meinem Unternehmen?

Ich werde diesen Blogpost jeweils um die dazugehörigen Links zu den neu hinzugekommenen Artikeln erweitern.

Wie immer freue ich mich auf Feedback mittels Kommentar oder über das aktive Teilen in Ihren sozialen Netzwerke.