10 Fragen des Raummanagements – Teil 9

10 Fragen des Raummanagements

Hier ist er nun der finale Teil der Blogpost-Series „10 Fragen des Raummanagements“. Wenn Sie erst jetzt eingestiegen sind, so finden Sie hier den Beginn dieser Serie.

Dass es so lange bis zum Grande Finale gedauert hat, war ursprünglich nicht geplant. Die zusätzlichen Erfahrungen einiger Projekte waren es meiner Meinung jedoch nach absolut wert. Es ist mir eine Freude, nachfolgend nun endlich eine Art Schlussstein zu setzen. Diese Artikelserie ist meines Wissens nach im deutschen Sprachraum noch immer einzigartig. Durch das umfangreiche Feedback fühle ich mich bestätigt und bedanke mich bei Allen für das Interesse.

Was kostet der Spaß?

Einer der offenen Fragen aus den vorangegangenen Beiträgen ist die Frage nach den Kosten. Und wie immer ist die Antwort: „Es kommt ganz drauf an“ bzw. die internationale Variante: „Well, it depends!“

Dies ist durchaus ernst gemeint, denn diese Artikelserie hat die unterschiedlichsten Varianten und Ausbaustufen vorgestellt. Lassen Sie uns also den Spieß umdrehen mit der Frage, was diese Systeme und Prozesse kosten dürfen. Wie so oft, gibt es Hard Facts und Soft Facts zu betrachten.

Hard Facts

Zu den harten Fakten, welche sich normalerweise einfach kalkulieren und „beweisen“ lassen, zählen u.a. die folgenden:

  • Je besser die Auslastung der Räume ist, umso weniger davon werden gebraucht. Oder anders gesagt: Bei steigendem Aufkommen kann verbesserte Organisation das große Investment in neue Räume signifikant hinauszögern, weil bestehende Ressourcen besser genutzt werden.
  • Je schneller die User für sie passende Räume finden können und je einfacher diese zu buchen sind, umso mehr Zeit bleibt für produktive Arbeit.
  • Viele Untersuchungen kamen zum immer gleichen Ergebnis: Proaktives Service senkt die Wartungskosten um 30-50%. Regelmäßige Wartungen finden zu üblichen Arbeitszeiten statt anstatt teurer Überstunden für Hau-Ruck-Aktionen im Krisenfall.
  • Saubere Prozesse für die Buchung und Nutzung der Räume verbrauchen signifikant weniger Administrations-Ressourcen. Eine kleine Mannschaft kann (oft auch standortübergreifend!) viele Räume verwalten und hat immer alles im Blick.
Soft Facts

Als Soft Facts bezeichnet man jene Fakten, die zweifellos vorhanden sind, die aber schwer zu quantifizieren sind. Motto: Es spart uns sicher eine Menge Geld aber wieviel exakt, können wir nicht sagen. Nachfolgend eine kleine Auswahl an Soft Fact:

  • Durch optimales Raummanagement sind praktisch immer genug Räume zur Verfügung um auch kurzfristig Meetings durchführen zu können. Auch wenn dies unglaublich klingt: In vielen Firmen haben Meetings oft eine Vorlaufzeit von min. 2 Wochen, weil vorher angeblich keine Räume frei sind! Dass diese Verzögerungen nicht gerade nach agiler Arbeitsweise klingen, muss nicht extra erwähnt werden.
  • Je höher die Verfügbarkeit der Technologie ist, umso seltener müssen Meetings wiederholt werden oder Teile der Agenda auf den nächsten Termin verschoben werden. Entscheidungen fallen schneller und schnellere Entscheidungen sind im Geschäfts-Alltag immer ein strategischer Vorteil.
  • Reservierte aber trotzdem nicht verfügbare Räume, Piratenmeetings und andere Probleme sorgen für massive Frustration bei den Benutzern. Mittlerweile ist es jedem Chef klar, dass motivierte Mitarbeiter ein wesentlicher Faktor für Unternehmenserfolg ist.
  • Nicht funktionierende Technik, schlecht vorbereitete Räume und ähnliche „Peinlichkeiten“ sorgen für Verwunderung bei Geschäftspartnern und Kunden. Ewig wird mir das Zitat des Gastes eines Hightech-Unternehmens in Erinnerung bleiben:
    „Sie wollen mir also eine komplizierte Maschine verkaufen, schaffen es aber nicht einmal, die Powerpoint-Präsentation an die Wand zu bekommen?“ AUTSCH!!
  • Fehlende Daten verunmöglichen den Soll/Ist-Vergleich. Ohne Daten hat das Management keine Entscheidungsgrundlagen und schiebt daher (sogar irgendwie verständlich) wichtige Entscheidungen vor sich her. Erst wenn die Situation total verfahren ist und die Probleme offensichtlich sind, versucht man hektisch gegenzusteuern. Professionelle Planung sieht anders aus.

OK, was kostet es nun wirklich?

Die Bandbreite der verfügbaren Softwaretools reicht von kostenlos (aber sicher nicht umsonst!) bis hin zu knapp vierstelligen Beträgen je Raum und Jahr. Bevor Sie jetzt laut aufschreien angesichts dieser Summen ein kleines Rechenbeispiel:

Das durchschnittliche Jahr hat in unseren Breiten ca. 250 Arbeitstage (Quelle: http://www.arbeitstage.at/arbeitstage_2017.htm) In einem gut organisierten Meetingraum finden ca. 4 Meetings, in einem nur schwach genutzten Raum ca. 2 Meetings je Arbeitstag statt. Selbst bei scheinbar teuren Raumbuchungs-Systemen um € 1000,-/Raum/Jahr ergeben sich somit Kosten in der Höhe zwischen EINEM und ZWEI Euro je Meeting! Oder ein wenig pointierter gesagt:

Ein professionelles Raumbuchungs-System kostet deutlich weniger als der im Meetingraum konsumierte Kaffee!

Natürlich darf man die Errichtungskosten nicht ignorieren. In den allermeisten Fällen wird man sich nicht nur auf die Anbieter selbst verlassen, sondern einen externen Konsulenten mit ins Projekt holen. ( Siehe auch Blogpost „Warum eigentlich Medientechnik-Consulting“). Da ein solches Projekt aber mehrere Abteilungen betrifft, verteilen sich auch die Kosten. Außerdem sollte nicht vergessen werden, dass ob mit oder ohne Raumbuchungs-System trotzdem ein professionelles Bewirtschaftungs- und Nutzungskonzept für gemeinschaftlich genutzte Flächen gemacht werden muss!

Das Buchungs-System ist dann nur mehr die technische Entsprechung der ohnehin zu fixierenden Prozesse.

Zusammenfassung

Viel wurde über die Technik und konkrete Prozesse sowie Systematiken in dieser Blogreihe „Die 10 Fragen des Raummanagements“ geschrieben. Doch weit abseits der ganzen Technologie finden Meetings noch immer zwischen Menschen statt. Und um diese Menschen bzw. deren Befindlichkeiten muss es in Wahrheit gehen. Die Arbeitswelt von heute ist anstrengend und fordernd, die Zeitpläne eng und die Termine immer knapp. Parallel dazu wird unsere Welt immer technisierter und man muss bzw. will sich immer mehr auf die Technologie verlassen.

Und exakt hier kommt nun meine Antworten auf die ursprüngliche Abschlussfrage „Was bringt es mir bzw. meinem Unternehmen?“

  1. Motivierte Mitarbeiter leisten mehr, wenn sie sich nicht durch mangelnde Ressourcen in ihrer Arbeit behindert fühlen.
  2. Unternehmen sparen Geld im Bereich Organisation und Administration, wenn versteckte Potentiale gehoben werden und bestehende Ressourcen optimal genutzt werden.
  3. Ordentliches Zahlenmaterial über die tatsächliche Nutzung erleichtert die treffsichere Planung und rechtzeitige Bereitstellung von Ressourcen. Das Management trifft fundierte Entscheidungen und der permanente Soll/Ist-Vergleich stellt ein wichtiges Steuerungs- und Controlling-Instrument dar.

Ich hoffe, dass ich mit dieser Artikelserie einige Ihrer Fragen beantworten konnte und Sie von der Relevanz des Themas überzeugen konnte. Für Ihr Interesse möchte ich mich an dieser Stelle ganz herzlich bedanken. Wenn Sie nun daran denken, auch in Ihrer Organisation die Verbesserung bzw. erstmalige Einführung eines Raumbuchungs-Systems zu planen, so freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

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