Desk Management Systeme für hybride Arbeitswelten

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Auf diesem Blog wurde schon viel über Raumbuchung geschrieben. Über die nötigen Prozesse dahinter, über No-Shows und Auslastungen, über technische Lösungen und Limits weitverbreiteter Systeme. Doch wenn uns die Covid19 Pandemie eines gelehrt hat, dann die Tatsache, dass der hybride Arbeitsplatz funktioniert. Dass nicht mehr jeder Knowledge-Worker jeden Tag ins Büro fahren muss. Dass „nicht da“ nicht automatisch „arbeitet heute nicht“ bedeutet. Damit eine solche neue Arbeitswelten aber funktionieren braucht es Desk Management Systeme als Fundament für hybride Arbeitswelten.

Ein Video sagt mehr als hundert Worte:

Vielleicht bevorzugen Sie jedoch trotzdem Worte, daher meine Sicht der Dinge als Blogpost.

Bürotage müssen sich lohnen.

Das zwangsweise Homeoffice hat uns die Grenzen aufgezeigt. Man will wieder Kollegen treffen, an gemeinsamen Projekten in persönlicher Interaktion kollaborieren und natürlich auch wieder den Teamgeist erfahren und spüren. Nichts wäre jetzt frustrierender als ineffiziente Bürotage.
In anderen Worten: Die Mitarbeiter haben eine berechtigt hohe Erwartungshaltung, dass sich der Weg ins Büro für sie lohnt.

Das Büro hat sich verändert.

Niemand will nur den heimischen Schreibtisch gegen einen in einem Büro tauschen. Das neue Office bietet die unterschiedlichsten Spaces an. Von der schallgedämmten Eremiten-Zelle für wirklich ungestörte Arbeit über ergonomisch und technisch perfekt ausgestattete Schreibtische (was für ein Unterschied zu vielen Homeoffice-Kompromissen!) bis hin zu Meetingräumen und Collaborations-Zonen. Mit der vergrößerten Auswahl stellt sich jedoch die Frage nach der Verfügbarkeit, denn es wäre ja höchst unwirtschaftlich, von jeder Ressource „sicherheitshalber“ viel mehr als durchschnittlich nötig bereit zu halten. Sie merken, hier ist aktives Management gefragt.

Social Distancing und Hygiene- Anforderungen

Parameter wie Mindestabstände von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz oder die Maximalbelegung von Räumen bzw. Stockwerken sind dynamisch und können sich jederzeit ändern. Was vorige Woche noch OK war, kann heute schon nicht mehr erlaubt sein.
Sobald Arbeitsplätze nicht mehr „privat“ sind, sondern mit einer großen Anzahl an Kollegen geteilt werden, ändert sich der Anspruch an die Reinigung

Desk Management Systeme als Fundament für hybride Arbeitswelten erlauben es, diese und andere Parameter einfach und übergreifend anzupassen. Sonst ist es nur ein Desk-Booking-System aber eben kein Management-System!

Keine 100% Verfügbarkeit mehr

Weil doch ein ordentlicher Prozentsatz an Leuten nicht mehr täglich ins Büro kommt, werden Unternehmen nicht mehr für jeden Kopf einen eigenen Schreibtisch vorhalten. Dann MUSS aber ein System dafür sorgen, dass auch nur so viele Leute einen Bürotag machen können, wie Raum zur Verfügung stehen. Andernfalls käme es zur Situation, dass mehr Arbeitswillige als Schreibtische vorhanden sind. Nicht nur ein organisatorisches Desaster, sondern auch ein Tiefpunkt in Sachen Mitarbeiter-Motivation. Kurzum, eine Frage des Managements.

Arbeitsplatzbuchung einfach gemacht

Es muss für die Mitarbeiter einfach sein, die Arbeitswoche zu planen. Egal ob per Webzugang oder über eine eigene Employee-App, der Mitarbeiter muss klar erkennen können, welche Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Gleichzeitig muss die Organisation steuernd eingreifen können, denn die nächste Pandemie wartet sicher nicht auf das monatliche Patch-Release.

Teamwork

Desk Management Systeme für hybride Arbeitswelten müssen die User beim Teamwork unterstützen. Beispielsweise indem sie vorschlagen, dass Teams an den gleichen Tagen aus dem Homeoffice ins das kollaborative Office kommen bzw. pro-aktiv Arbeitsplätze in unmittelbarer Nähe zu den Kollegen vorschlagen.

Effiziente Reinigung

Es würde dem Housekeeping eines Hotels nicht im Traum einfallen, ein unbenutztes Zimmer zu putzen. Detto ist es selbstverständlich, dass die Reinigung anders ausfällt, wenn ein Gast weiterhin im gleichen Zimmer bleibt oder ein neuer Gast ins Zimmer kommt. In der hybriden Arbeitswelt mit Desk Sharing, auch als Office Hoteling bekannt, ist es exakt gleich!

Zu Ende gedacht müssen Desk Management Systeme die entsprechenden Daten an die Facility-Mannschaft liefern, damit diese effizient und zeitnah reinigen kann. Selbstverständlich sollte auch an das nötige Feedback direkt am Schreibtisch gedacht werden. Ist der Platz wieder „safe to use“ oder noch im Status „benutzt aber noch nicht gereinigt“? Dies erfüllen z.B. Desk Booking Screens.

Condeco Desk Booking Sign

Anekdote aus dem realen Leben des Autors:
Aufgrund eines Projektes war ich zum Jahreswechsel 2020/2021 in einem großen Bürogebäude, das unter strengem Lockdown stand. Ca. 600 Arbeitsplätze waren zu 100% im Homeoffice, nicht jedoch die Reinigungskräfte. Diese gingen, als wäre nichts geschehen, täglich durch die Büros um brav die Mistkübel zu leeren und die Kaffeemaschinen zu reinigen.

Desk Management Systeme brauchen Reporting

Desk Management Systeme für hybride Arbeitswelten wären nicht komplett ohne ausgefeilte Reporting-Funktionen. Es gilt das alte Sprichwort:

Wer nicht bereit ist zu kontrollieren, braucht erst gar keine Regeln aufstellen.

Reporting-Tools sind aber nicht nur dazu da, um die Einhaltung von Regeln zu überwachen. Vielmehr liefern sie wertvolles Feedback für regelmäßige kleine Anpassungen. Diese sind mit Sicherheit nötig, denn niemand wird alles beim ersten Anlauf komplett perfekt hinbekommen. Alle Seiten müssen mit der nötigen Flexibilität in ein New Work Projekt gehen und ganz wie bei der agilen Software-Entwicklung sich mit vielen kleinen Schritten in die richtige Richtung dem Optimum nähern.

Fazit

Bei hybriden Arbeitswelten geht es ganz viel um den Menschen, um seine Sicherheit, um sein Wohlbefinden und natürlich um seine Leistungsfähigkeit. Trotzdem oder gerade deshalb spielt Technologie eine große Rolle bei der Organisation. Aufgrund der aktuellen Goldgräber-Stimmung schießen die Anbieter von Desk Management Systemen wie die Pilze aus dem Waldboden. Aber haben Sie wirklich Zeit für Technik-Experimente?

Back-To-Work bedeutet primär Back-To-Efficiency.
Vertrauen Sie daher auf Technologie-Anbieter, die sich schon lange for Covid19 mit hybriden Arbeitswelten beschäftigt haben.

Empfehlung HST Consulting

Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme und Ihre Kommentare.

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