Jedes Meeting ist ein Online-Meeting

Every Meeting Online for Android

Ist der Satz „Jedes Meeting ist ein Online-Meeting“ eine Aufforderung? Ist es eine Feststellung? Oder ist es vielmehr eine Erinnerung daran, dass selbst nach Lockdown und Home Office Pflicht auch weiterhin kaum ein Meeting ohne Remote Teilnehmer auskommen wird?

So oder so, es entspricht für ganz viele Anwender einfach der gelebten Realität der hybriden Arbeitswelt! Und es gibt Zahlen, die dies untermauern:

Schon im Oktober 2020 fand sich im Report „THE RISE OF THE HYBRID WORKPLACE“ von Dimensional Research.com folgende bemerkenswerte Einschätzung:

 … driving the realization that 98% of meetings now have at least one employee attending remotely from home.

Studie: The rise of the hybrid workplace


Der gesamte Report steht hier zum Download bereit.

Und wie reagieren die IT-Anbieter auf diese Einschätzung?
Sie ändern ihre Produkte entsprechend. Jedes Meeting ist ein Online-Meeting heißt es also schon bald in Microsoft Outlook.

EMO = Every Meeting Online bzw. „meetings online by default“ ist nicht neu in MS Outlook, aber bis ca. April 2022 wird diese Funktion massiv ausgeweitet.
Die Funktion ist schnell erklärt. Per Default macht Outlook automatisch aus jeder Besprechung eine Online-Besprechung mit entsprechenden Join-Links. So simpel, so effektiv.

EMO aber nicht nur für MS Teams

Wirklich überraschend und neu ist jedoch: Es wird nicht nur das Microsoft eigene MS Teams unterstützt! Auch für praktisch alle anderen relevanten Plattformen wird dies ebenso einfach funktionieren:

  •     Zoom for Outlook
  •     Cisco WebEx Scheduler
  •     BlueJeans Meetings
  •     GoToMeeting for Outlook
  •     Google Meet Add-in
  •     JioMeet for Outlook

In anderen Worten: Verwendet die Organisation nicht MS Teams, sondern Zoom, so wird eben ZOOM als Online-Meeting-Plattform automatisch mitgebucht! Oder Google, oder Webex. Gelebte Offenheit bei Microsoft? Wer hätte das gedacht? Man staunt und freut sich.

Every meeting online Outlook for Mac
Every meeting online Outlook for Mac


Sie erinnern sich noch an meinen Blogpost „Massiver Fortschritt bei der Terminbuchung über Outlook„? Dort wurde beschrieben, wie Teilnehmer schon bei der Zusage angeben können, ob sie (wahrscheinlich) in-Person oder von remote teilnehmen werden. Für die Technik macht dies keinen Unterschied, denn ein UC-Meeting ist so oder so mit dem neuen EMO gebucht und im Kalender aller Teilnehmer ein Join-Link hinterlegt.
Aber der Workflow für den hybriden Arbeitsplatz ist somit vollständig von der automatischen Buchung bis hin zum Beitritt zum Meeting.

Jedes Meeting ist ein Online-Meeting – Auch auf dem Smartphone

Bei den Mobilversionen für iOS und Android wählt man nur einmalig die gewünschte Plattform aus und ab dann gilt auch auf dem Smartphone und Tablet: EMO – Every Meeting Online.

Every meeting online - Outlook for iOS
Every meeting online – Outlook for iOS

Was müssen Administratoren wissen?

Für die Damen und Herren Exchange-Admins nachfolgend noch eine kleine Information:

Wenn Sie keine Aktion setzen, wird sich dieses Feature wahrscheinlich ca. im Mai 2022 automatisch aktivieren, weil der Default ON sein wird!
Stimmen die obigen Zahlen, dann sollten sich die meisten User darüber freuen. Für Überraschungen könnte es aber durchaus sorgen, machen doch noch viele User eine klare Unterscheidung zwischen „normalen“ Meetings und solchen mit Remote-Teilnehmern.
Vielleicht hilft dieses Feature auch diese Gruppe zu überzeugen, dass wir im Hybrid Workplace angekommen sind.

Admins können diese Funktion auf zwei Arten beinflussen:

  • Generell für die gesamte Organisation deaktivieren.
    Ob dies allerdings Sinn macht angesichts der Tatsache, dass die Mehrzahl der Meetings schon jetzt hybrid ist, wage ich zu bezweifeln.
    Default ON sollte also schon passen.
  • Für jede einzelne Mailbox, d.h. für jeden User getrennt steuern.
    Die klingt schon praktischer, denn es wird in jeder Organisation Bereiche geben, wo die Mehrzahl der Meetings auch in Zukunft eher nicht hybrid sein werden.

Weitreichende Auswirkungen

Die neue M365 Funktion „Jedes Meeting ist ein Online-Meeting“ ist technisch absolut keine große Sache. Es wird nur automatisiert, was schon bisher manuell möglich war. Die Erweiterung auf praktisch alle anderen Anbieter von Collaboration-Lösungen überrascht dann aber doch, wenn auch höchst positiv.

Spannend ist es schon alleine deshalb, weil externe Teilnehmer nun VIEL einfacher in ein laufendes reines InPerson-Meeting dazu geholt werden können! Ob diese dann via Smartphone oder vom Home-Office-Arbeitsplatz aus einsteigen, ist vollkommen unerheblich.

Und noch ein Aspekt ist relevant:
Wer schon einmal die umfangreichen Collaborations-Möglichkeiten z.B. von MS Teams ausprobiert hat, wird diese wahrscheinlich auch bei reinen InPerson-Meetings nutzen wollen. Da jedes Meeting künftig aber schon ein Online-Meeting ist, sind all diese neuen Tools nur mehr einen einzigen Klick auf den JOIN-Button entfernt. Probieren Sie es aus, es lohnt sich wirklich.

Ist im Meetingraum dann noch ein Raumsystem der jeweiligen Plattform installiert, verschwimmen die Grenzen zwischen InPerson-Meetings, hybrid Meetings und Full-Remote Meetings vollends. Und genau darum geht es.

Wenn Sie in Ihren Meetingräumen noch keine entsprechenden Systeme haben und sich noch immer mit HDMI-Kabeln ärgern, so kontaktieren Sie mich doch für ein unverbindliches Gespräch.

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