Massiver Fortschritt bei der Termin-Buchung über MS Outlook

Enhanced Outlook RSVP

Meetings gestern und heute.

Früher war alles einfacher: Bei einem Meeting mit 8 Personen fanden sich diese zum gleichen Zeitpunkt in einem Raum mit min. 8 Sitzplätzen ein. Die Anzahl der Remote-Teilnehmer, so es überhaupt welche gab, war vernachlässigbar klein. Die wenigen Besprechungsräume im Unternehmen waren vergleichweise groß und fassten meist 12 oder mehr Teilnehmer; Huddle-Rooms waren unbekannt. Doch dann kam der Hybrid Workplace. Heute arbeitet man abwechselnd von zu Hause aus, kommt ins Büro oder wählt sich kurz vom Ferienhaus in einen Videocall ein.
Anders gesagt:

Unser hybrider Arbeitsstil erlaubt es nicht mehr, aus der absoluten Teilnehmer-Anzahl eines Meetings die dafür benötigte Raumgröße abzuleiten.

faktische Auswirkungen von New Work

Je einfacher für den User, desto komplizierter zu administrieren

Wie Leser meines Blogs (Artikelserie Raum-Management) wissen, ist die Frage nach dem best-geeigneten Meetingraum von entscheidender Bedeutung. Sowohl für die Zufriedenheit der Nutzer als auch für das Facility Management. Was also machen?

Beim jüngsten Microsoft Online-Event zum Thema Hybrid Work (Link zum MS Blog) wurde fast nebenbei ein massiver Fortschritt bei der Termin-Buchung über MS Outlook gezeigt. Da Outlook bekanntermaßen die dominierende Plattform in Sachen Unternehmens-Organisation ist, wirkt sich eine Änderung hier ohne Übertreibung auf die ganze Business-Welt aus.

MS Outlook Feature für Zusatzinfo bei der Terminzusage

Massive Fortschritt bei der Terminbuchung über MS Outlook, wo versteckst Du Dich? Das neue Feature ist klein und unscheinbar, hat aber enorme Auswirkungen.

Jeder kennt den Meeting-Workflow: Man erhält eine Outlook-Termineinladung (ganz egal zu welcher Art von Event) und hat folgende primäre Optionen:

  • Zusagen
  • Absagen
  • Vielleicht

Ich ignoriere an dieser Stelle die anderen Optionen wie „andere Zeit vorschlagen“ oder „antworten“.

Die kleine, aber entscheidende Ergänzung ist im nachfolgenden Screenshot deutlich zu sehen und nennt sich „Enhanced Outlook RSVP“

Massiver Fortschritt bei der Terminbuchung über MS Outlook
Enhanced MS Outlook RSVP

Zusätzlich zur grundsätzlichen (aber für uns nur wenig aussagekräftigen) JA-Zusage wird es nun bald zusätzliche Möglichkeiten geben:

  • Zusage Online
    Der Eingeladene nimmt teil, wird jedoch keinen physischen Platz im Meetingraum benötigen. Sehr wohl jedoch eine Collaborations-Plattform wie Teams, Webex oder Zoom, wovon mittlerweile aber ausgegangen wird.
  • Zusage In Person
    Für solche Personen gilt wieder bzw. weiterhin die alte Regel, dass für jeden Teilnehmer Platz und Stuhl vorhanden sein muss.

Es mag wie eine Kleinigkeit aussehen, aber für das Meetingraum-Management ist das eine wahrhaft massiver Fortschritt bei der Termin-Buchung über MS Outlook. Natürlich ist diese Info auch sehr hilfreich für den Meeting-Host. Wie hier zu sehen, kann man nämlich jederzeit nachschauen, wer sich wie entschieden hat.

Massiver Fortschritt bei der Terminbuchung über MS Outlook
Enhanced MS Outlook RSVP

Viele neue praxisgerechte Möglichkeiten

Nochmals zur Erinnerung: Dem Meeting-Host ist zum Zeitpunkt der Einladung noch nicht bekannt, wie viele Teilnehmer online oder eben in Person teilnehmen werden. Keine noch so schlaue Automatik oder Hilfe wie der ebenfalls neue Room-Finder in MS Outlook kann diese Aufgabe prinzipbedingt lösen.

Mit diesem neuen Feature wissen wir jedoch zu einem späteren Zeitpunkt, wie viele der Teilnehmer wirklich einen Platz brauchen, womit wir folglich den RICHTIGEN Raum finden können und empfehlen können.

Genau hier schließt sich nun der Kreis zu echten Raumbuchungs-Systemen wie jenen von CONDECO . Wie in meinem entsprechenden Blogpost zum Condeco Smart Calendar nachzulesen ist, erlaubt dieser die NACHTRÄGLICHE und automatische Umbuchung des Meetings in einen anderen Raum. Das ist GENAU jenes Feature, welches an dieser Stelle seine Stärken voll ausspielen könnte. Ebenso zeigt es, dass MS Exchange alleine hier weiterhin an seine Limits stößt (siehe auch Limits von MS Exchange bei der Raumbuchung). An keiner Stelle der Microsoft-Präsentation wurde nämlich erwähnt, dass diese Informationen zurück an den Roomfinder geliefert werden. Offenbar dient es einzig der Information des Meeting-Hosts. Schade irgendwie.

Ein ordentlicher Schritt in die richtige Richtung.

Es sind manchmal die kleinen, unscheinbaren Funktionen, die große Änderungen erst ermöglichen. So auch hier. Für die allermeisten Nutzer wird es kein großes Problem darstellen, schon bei der Meeting-Zusage anzugeben, auf welche Art sie teilnehmen werden. Aber ohne diese Info ist es nachfolgenden Prozessen schlichtweg unmöglich, bessere Alternativen zu finden.

Daher ist dieses neue Feature, welches schon sehr bald in MS Outlook verfügbar sein wird, hoch willkommen. Nicht nur von vielen Usern also Meeting-Hosts, sondern auch von schlauen Software-Werkzeugen, welche solche Informationen dringend benötigen. Man kann nur darauf hoffen, dass Raumbuchungs-Systeme schnellstmöglich davon Gebrauch machen werden.

Wenn Sie Fragen rund um das Thema hybrider Arbeitsplatz haben, so freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Nachträgliche Ergänzung am 21.September:
Der Vollständigkeit halber an dieser Stelle der Hinweis, dass es abseits der Microsoft Welt Ähnliches zu berichten gibt.
Google Workspace hat die exakt gleiche Funktion vor einigen Wochen angekündigt, siehe hier: https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/07/join-meeting-virtually-or-in-person-google-calendar.html.

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