10 Fragen des Raummanagements – Teil 4 – Raumauslastung

10 Fragen des Raummanagements

Nach 10 Fragen des Raummanagements -Tei l-1 Einleitung, dem eher technischen 10 Fragen des Raummanagements -Teil 2-Wie wird gebucht und 10 Fragen des Raummanagements – Teil 3 – Wird überhaupt gebucht nun zu einer recht offensichtlichen Frage:

10 Fragen des Raummanagements – Frage 3:
Wie hoch ist die Auslastung meiner Räume
?

Untertitel: Warum verstehen unterschiedliche Gruppen unter „guter Auslastung“ etwas ganz anderes und gibt es Vergleichszahlen?

Begriffsdefinition

Während Adjektive wie „gut“, „höchstmöglich“ oder auch „niedrig“ durchaus eingängige Begriffe sind, wenn auch wie wir sehen werden, unterschiedliche Personengruppe darunter ganz Unterschiedliches verstehen, müssen wir uns erst an der Definition von AUSLASTUNG versuchen.

Fragt man die allwissende Wikipedia, so wird man gleich mehrfach fündig. Die plakativste Formel findet sich im Artikel Belegungsmanagement im Bereich Pflegestationen/Krankenhäuser,  welcher thematisch ja mit einiger Fantasie gar nicht so weit entfernt von uns ist:

Auslastungsgrafik
(C) Wikipedia

Womit wir schon mitten im Thema gelandet sind und sofort über jeden einzelnen Teil der Gleichung aufs Heftigste diskutieren können!

  • Belegung (Nutzung)
    Dass die Belegung bei Kommunikationsräumen nicht in TAGEN gemessen werden kann, sollte offensichtlich sein, aber was ist nun die richtige kleinste Zeiteinheit? Und ja, diese scheinbar banale Frage ist ein essentieller Schlüssel zur Lösung unserer Aufgabe oder auch eine wunderbare Möglichkeit sich oder andere zu belügen.
    Beispiel: Wenn als kleinste Zeiteinheit ein Halbtag definiert wurde, also Begriffe wie Vormittag oder Nachmittag in Zusammenhang mit Raumbuchung verwendet werden, so gilt ein Raum dann als belegt, wenn er z.B. vormittags verwendet wird. Ob nur für 30 Minuten oder durchgängig von 0800 – 1200 Uhr wäre hier egal; belegt ist belegt. Sie merken sicherlich schon, dass eine Belegung von nur 30 Minuten innerhalb eines halben Tages nur schwerlich als optimale Auslastung gelten kann. Weiter unten dazu mehr.
  • Theoretische Kapazität
    Auch hier gehen die Ansichten teilweise massiv auseinander. Während aus Sicht des Gebäudebetreibers die Kapazität 24 Stunden täglich, 7 Tage in der Woche abzüglich weniger Stunden für Reinigung und Wartung beträgt, würden viele Arbeitnehmer eher ca. 40 Wochenstunden annehmen. Viele nicht einmal 40 Stunden, weil ja Meetings eher selten um 1600 Uhr starten oder schon um 0800 Uhr früh. Zieht man dann noch Freitagnachmittag und fünf Tage Mittagszeit ab, dann endet man oft mit einer „empfundenen Kapazität“ von 30 Stunden oder noch weniger. Was für ein Unterschied zu den „7×24 abzüglich Reinigung“, welche ca. 150 Stunden pro Woche theoretischer Kapazität bietet.
    Nochmals in aller Deutlichkeit:
    Hier unterscheiden sich die Meinungen um einen Faktor 5 voneinander! Selbst bei weniger theoretischer Betrachtungsweise sind hier Abweichungen im Bereich von 1:2, also dem Doppelten durchaus realistisch!
Einflussfaktoren

Was sind nun die einzelnen Faktoren, welche die eine Seite als mangelnde Auslastung bezeichnet und massives Einsparungspotential wittert, während die andere Seite „wir finden nie freie Räume, bei uns ist alles auf Wochen hinaus ausgebucht“ schreien lässt?

Nachfolgend der Versuch einer Hitliste:

  1. Das ungeschriebene Gesetz des Montag 0900 Meetings.
    In der Tat gibt es auf der ganzen Welt scheinbar eine unsichtbare Macht, welche Organisatoren dazu nötigt, speziell interne Meetings an einen Montagvormittag zu legen.
    Im Gegenzug ist die Anzahl der Meetings nach 1500 Uhr verblüffend niedrig.
  2. Die unumstößliche Mittagspause
    Selbst bei Unternehmen mit atypischen Arbeitszeiten (im Kreativbereich wird oft sehr spät gestartet, dafür geht es bis spät in die Nacht) scheint die Zeit zwischen 1200 und 1300 Uhr tabu zu sein; die allermeisten Räume stehen leer. Aus den USA kommende Initiativen wie „Lunch & Learn“ heben zwar die Auslastung der Räume, stoßen aber oft auf personalrechtliche Widerstände, wenn etwas Mitarbeiterschulungen in der Mittagspause stattfinden sollen.
  3. In vielen Unternehmen finden am Vormittag doppelt so viele Meetings statt wie nachmittags. Warum, weiß eigentlich niemand.
  4. Nie ohne MEINEN Raum
    Bei großer Auswahl an verschiedenen Raumtypen gibt es zwangsweise unterschiedliche Qualitätsstufen. Hier der toll ausgestattete Videokonferenzraum mit Ledersofa und tollem Ausblick, dort das nüchterne Besprechungs-Kämmerchen am Ende des Ganges mit ein paar Sesseln und einem alten Tisch. Es ist wie beim Busfahren; alle wollen in der ersten Reihe sitzen!
  5. Zwischen Meetings werden großzügige Perioden eingeplant.
    Nicht nur weil in vielen Organisationen Meetings regelmäßig länger als geplant dauern, gewöhnt man sich an, gleich den Nachmittag zu wählen, wenn man sieht, dass der Raum von 1000 Uhr an für eine Stunde gebucht ist. Und vorher ist auch schlecht, denn wer weiß, ob wir pünktlich um 1000 Uhr fertig sind.
    Es braucht es nur wenig Fantasie um sich vorzustellen, dass ein Meeting je Halbtag mehr als genug erscheint. Aus einer einzigen einstündigen Reservierung wird ein „vormittag geht nicht, da ist der Raum schon belegt“.

Was bedeutet dies nun im Umkehrschluss? Nachfolgend einige scheinbar triviale aber hoch effektive Vorschläge.

Optimierungsmöglichkeiten
  1. Der Raum ist nur geborgt
    Es ist ein absolutes No-Go, dass zum Ende der Reservierung der Raum von den Vorgängern noch nicht geräumt ist! Mag sein, dass die Teilnehmer die Agenda unbedingt noch abschließen wollen, aber Fakt ist: Der Raum war nur für eine begrenzte Zeit reserviert.
    Zu einem anderen Zeitpunkt mehr zu diesem Thema, aber weil es gerade thematisch passt:
    Eine oft unterschätzte Funktion eines guten Raumbuchungs-Systems im Zusammenspiel mit einer Mediensteuerung oder einem Türschild ist die Möglichkeit ein laufendes Meeting zu verlängern, wenn der Raum nachher noch frei ist. Wenn unmittelbar an das ursprüngliche Buchungsende bereits eine andere Reservierung vorliegt, dann hat man ohnehin Pech. Wenn der Raum aber nachher als frei angezeigt wird, ist es unerlässlich per Verlängerung den Raum auch weiterhin zu buchen. Nur so ist sichergestellt, dass nicht eine kurzfristige AdHoc-Buchung das Meeting zu einem abrupten Ende zwingt!
    Kurzum: Wer einen Raum bis 1500 Uhr reserviert hat, hat um 1505 Uhr keinerlei Anspruch mehr! Back-to-Back-Buchungen also z.B. 1300-1400 Uhr und danach 1400-1500 Uhr müssen möglich sein. Wenn dies nicht sichergestellt ist, ist niemals eine optimale Auslastung zu schaffen, weil die Benutzer viel zu viel Pufferzeit einplanen.
  2. Meetings kann man rund um die Uhr machen
    Dies mag vielleicht ein wenig plakativ und übertrieben klingen, aber es ist Aufgabe des Managements auf die Mitarbeiter einzuwirken, die zur Verfügung stehenden Ressourcen über einen möglichst großen Zeitraum zu nutzen. Je flexibler die Arbeitszeiten der Mitarbeiter selbst werden, umso weniger verständlich ist es, dass den heiligen Kühen „eher Vormittag wie Nachmittag“ oder „niemals nach 1500 Uhr“ weiter gehuldigt wird.
  3. Ein mehr oder minder striktes Regelwerk animiert die Benutzer, den für ihr Meeting passenden Raum zu buchen. Mehr dazu im Teil „Wird überhaupt der richtige Raum gebucht“ aber so viel vorab:
    Wenn eine kleine Arbeitsgruppe mit 4 Personen einen großen Konferenzraum mit 15 Sitzplätzen reserviert, weil der doch eine ach so tolle Aussicht hat und auch gleich neben der Kaffeeküche gelegen ist, so stellt dies nichtsdestotrotz eine signifikante Vergeudung von Ressourcen dar!
    Das Management ist gut beraten, hier streng vorzugehen. Abgesehen von der Disziplinlosigkeit kann dies auch echte Auswirkungen auf die Produktivität haben. Man denke nur daran, dass andere Personen vielleicht zu diesem Zeitpunkt wirklich einen großen Raum benötigen würden, nun aber mit großem Aufwand nach Alternativen suchen müssen.
  4. Sobald Auswertungen zum Thema Auslastungen gemacht werden, d.h. die Auslastung der Meetingräume Teil des Reportings und Controllings wird, muss man sich die schon oben angesprochene Frage nach der angenommenen um SOLL-Kapazität stellen. Die Latte bei 7*24 Stunden zu legen, ist sicherlich nicht dienlich, aber 5*9 Stunden, also Mo-Freitag durchgehend von 0800-1700 kann durchaus als Benchmark dienen.
  5. Jede Aktion zur Erhöhung der Auslastung birgt die Gefahr, es zu übertreiben. Hier kann man dem Management nur raten, ein wenig mutiger zu sein. Man muss ja nicht gleich das amerikanische Sprichwort „no pain no gain“ heranziehen, wonach keine Verbesserung ohne Schmerzen möglich ist. Aber ein wenig an der Komfortzone zu rütteln oder die sprichwörtlichen alten Zöpfe abzuschneiden, das wird wohl nötig sein.
  6. Es spricht nichts dagegen beim Thema Raumbuchung auf marktwirtschaftliche Prinzipien zurückzugreifen. Warum nicht Meetingräume per Kostenrechnung am Vormittag ein wenig teurer zu machen als am Nachmittag? Es ist oft verblüffend, wie selbst kleine, oftmals mehr symbolhafte Unterschiede zu signifikanten Verhaltensänderungen führen können. Wenn Geld vielleicht nicht immer als Motivator dient, ein gutes Steuerungsinstrument ist es allemal.
Real Life Daten

Nach all der Theorie nun ein paar harte Fakten. Obgleich gut versteckt gibt es durchaus verlässliche Daten zu diesem Thema. Wir müssen uns also nicht auf Gemeinplätze und gut gemeinte Ratschläge in der Form „die Auslastung muss gesteigert werden“ oder „so gut es halt geht“ verlassen, sondern können echtes Benchmarking, d.h. einen ehrlichen Vergleich mit realen Zahlen starten. Es freut mich, hier meiner Meinung nach erstmals Zahlen, Daten und Fakten im deutschsprachigen Raum präsentieren zu können. Die nachfolgenden Zahlen aus dem Jahr 2014 stammen aus einer globalen Office- und Arbeitsplatzstudie von CONDECO, einem Anbieter von cleverer Hard- und Software für Raum- und Ressourcenbuchung.

Einige Highlights dieser Studie:

  • Die Ergebnisse aus Nordamerika, Europa und Australien waren sehr ähnlich mit Abweichungen vor nur wenigen Prozent zwischen den Kontinenten. Man kann daher durchaus von global anwendbaren Daten sprechen.
  • Im Mittel schätzen Unternehmen die Arbeitsplatz/Meetingraum-Auslastung bei 60-70% und liegen damit massiv daneben!
    In Wahrheit, d.h. im Zuge mehrmonatiger Tests mit tausenden Sensoren effektiv gemessen liegt die durchschnittliche Auslastung bei nur 35-41%! Die maximale Auslastung liegt bei 64-68%!
  • Die No-Show Rate bei Meetingräumen, also reservierte Meetingräume, welche dann aber nicht genutzt wurden, liegt bei nahezu unglaublichen 40%. Die Studie schlüsselt leider nicht genau auf, ob als No-Show nur wirklich leere Räume gezählt wurden oder auch Meetings, welche mit deutlich weniger anwesenden Teilnehmern als reserviert stattgefunden hat. Also wie im Restaurant, wo eine Reservierung für 8 Personen zwar wahrgenommen wurde, aber nur 3 Personen erschienen sind.
  • Meetingräume stehen im Schnitt zu 50% leer! Angesichts der Tatsache, dass weltweit die Zahl der Meetingräume steigt, während die Anzahl der Schreibtische sinkt, eine schon fast bedrohlich niedrige Auslastung!
  • Die Anzahl jener Mitarbeiter, welche außerhalb der typischen Kernarbeitszeiten Büros und Meetingräume nutzen, nimmt stetig zu und umfasst gleichermaßen alle drei ursprünglichen Tabuzeiten: Frühmorgens und abends, das Wochenende und die Mittagszeit.
  • Junge Mitarbeiter haben kein Bedürfnis an territorialen Arbeitsplätzen.
    60% der unter 30-Jährigen geben an, kein Office zu brauchen um produktiv zu sein!

Daraus kann man folgende, teils verblüffende Schlüsse ziehen.

Schlußfolgerungen
  1. Das Einsparungspotential ist signifikant höher als vom Managements vermutet, da praktisch alle Annahmen betr. Auslastung viel zu optimistisch sind. Dies alleine sollte viele Unternehmen motivieren, sich mit dem Thema intensiver auseinanderzusetzen.
  2. Durch Disziplinlosigkeiten wie No-Shows oder die Buchung falscher, weil zu großer Räume wird eine Auslastung in den Systemen suggeriert, welche im Gebäude so gar nicht stattfindet. Der alte Spruch „ein gebuchter Raum ist noch kein benutzter Raum“ gilt mehr denn je.
  3. Maximale Auslastungen zu Spitzenzeiten von immer noch unter 70% zeigen, dass stattliche Flächenanteile praktische nie genutzt werden und problemlos eingespart werden können. In vielen Unternehmen könnte jeder zweite Arbeitsplatz ersatzlos gestrichen werden! Hier muss aber ehrlicherweise ausdrücklich festgehalten werden, dass auch das Arbeitsumfeld die Mobilität der Angestellten auch wirklich ermöglichen muss. Solange jeder Mitarbeiter von seinem physikalischen Arbeitsplatz abhängig ist, weil dort die Mehrzahl der Unterlagen lagert, ist Desksharing absolut nicht durchführbar!
  4. Die durchschnittlichen Meetingräume sind viel zu groß! Wird nicht nur die prinzipielle Belegung gemessen, sondern die Anzahl der Meeting-Teilnehmer im Verhältnis zur Sitzplatzkapazität betrachtet, so ergibt sich eine erschreckend niedrige Flächeneffizienz. In praktisch jedem Unternehmen steigt jedoch der Bedarf an Meetingflächen. Hier sind triviale Konzepte erstaunlich wirkungsvoll; wie etwa aus einem großen Konferenzraum zwei kleine Räume zu machen. Mehr dazu im Teil „wird der richtige Raum gebucht?“ dieser Serie „10 Fragen des Raummanagements“.
  5. Betrachtet man die effektiven Kosten für Officeflächen speziell in innerstädtischen Toplagen, so ist es angesichts der stattlichen Summen an potentieller Einsparung nahezu verwunderlich, dass das Management dieses Kostenreduktionspotential nicht verstärkt zu heben versucht. Mit großer Wahrscheinlichkeit liegt dies daran, dass Gebäude und Flächen von vielen Manager als statische und nur schwer zu beeinflussende Kostenfaktoren gesehen werden. Ein Mangel an verlässlichen Daten über das eigene Unternehmen erschwert die Entscheidungsfindung zusätzlich.
  6. Der Generationswechsel innerhalb der Belegschaft verstärkt die vorherrschenden Trends ebenso wie die zunehmende Offenheit vieler Unternehmen: Wo früher große Tintenburgen zum Verwalten der Geschäftsprozesse dienten, sind Unternehmen heute flexible Orte der Begegnung und Kommunikation, deren Effizienz mit geeigneter Softwareunterstützung im Hintergrund ungleich effektiver geführt werden können.

Diese und auch andere ähnliche Studien zeigen meiner Meinung nach klar auf, dass das Thema wichtig genug ist, dass sich das Management von Unternehmen aber auch Architekten und Immobilien Developer intensiver damit auseinandersetzen. Die Einsparungspotentiale sind meist im Vergleich zum Aufwand signifikant.

Ein völlig unterschätzter Aspekt ist auch jener der Mitarbeiterzufriedenheit. Unternehmen unterschätzten meist wie demotivierend für viele Mitarbeiter der tägliche Kampf um einen freien Termin im Meetingraum-Kalender ist, während man beim Gang durchs Gebäude jede Menge leere Räume sieht. Hier kann und muss Objektivierung durch professionelles Reporting und nachvollziehbare Prozesse für Ordnung und sozialen Frieden sorgen.

Conclusio:
Was kann man nun als Management Summary aus diesem Artikel mitnehmen?
  1. Die harten Fakten zeigen, dass weltweit die Auslastung in Wirklichkeit signifikant (ca. 15%!) niedriger als jeweils angenommen ist.
  2. Gibt es überhaupt Auswertungen bzw. Messungen der Ressourcennutzung im Sinne eines professionellen Reportings, so sind diese oft kaum aussagekräftig (oder sogar glattweg falsch!), weil in den allermeisten Fällen die Buchung aber nicht die Nutzung gemessen wird!
  3. Die Hauptgründe für mangelnde Auslastung bzw. die Unmöglichkeit eine gewisse Auslastungsgrenze zu erhöhen, liegt oft in der mangelnden Disziplin und dem mangelnden Vertrauen der Benutzer in die Termintreue der Kollegen, welche sie zur Einplanung von unnötig großen Sicherheitsabständen zwischen den Buchungen veranlasst.
  4. Alte Gewohnheiten sorgen dafür, dass Meetings nicht gleichmäßig über die Arbeitswoche verteilt werden. Die Häufung sorgt zur kurzfristigen Ressourcen-Überlastung, obwohl die Auslastung über einen größeren Zeitraum durchaus unterdurchschnittlich ist.
  5. Der Verlust an Produktivität aufgrund von komplizierten oder unzuverlässigen oder überhaupt nicht vorhandenen Raum- und Ressourcenbuchungssystemen kann nur geschätzt werden, ist aber enorm hoch. Darüber hinaus gibt es eine direkte Korrelation zur Mitarbeiterzufriedenheit. Dies ist weiter kaum verwunderlich, wenn man sich Mitarbeiter im täglichen Konkurrenzkampf um Betriebsmittel, und nichts Anderes sind Meetingräume, vorstellt. Wie soll ein Mitarbeiter motiviert und engagiert sein, wenn er das Gefühl hat, vom Unternehmen nicht die nötigen Ressourcen bereitgestellt zu bekommen?
  6. Durch Entwicklungen wie IoT (Internet of Things) und Big Data wird es zunehmend einfacher, die für Entscheidungen nötigen Daten zu erheben und durch professionelle Analyse dem Management klare Empfehlungen zu geben. Dies ist keine Zukunftsmusik, sondern mit aktuellen Mitteln der Gebäudetechnik durchaus schon heute zu bewältigen.
  7. Es ist das legitime Recht eines Unternehmens die Auslastung der zur Verfügung gestellten Ressourcen im Form von Büros, Kommunikationsflächen und Gebäuden maximieren zu wollen. Kostendruck zwingt das Management, jede Möglichkeit der Steigerung von Effektivität und Effizienz wahrzunehmen. Auch Soft-Facts wie die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Außenwirkung auf Kunden sind weitere wichtige Gründe für den professionellen Umgang mit dem Thema.
  8. Fazit:
    Es besteht mehr Handlungsbedarf als allgemein angenommen und mangels belastbarer Fakten zögert das Management diesbezügliche Projekte zu initiieren.

Wie immer freue ich mich auf Ihr Feedback per Kommentar oder in den sozialen Netzen, auf denen dieser Artikel hoffentlich intensiv diskutiert wird.

Weiter geht es in der Serie 10 Fragen des Raummanagements schon bald mit dem Teil 5, der sich mit folgenden Fragen beschäftigt:

  • Wie hoch ist der Anteil der NoShows?
  • Wird der richtige Raum gebucht?
  • Wieviele Leute sitzen im Raum?

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