Die fünf Stufen zum Unified Communication Tantra

Im nachfolgenden Artikel werden die fünf Stufen zum Unified Communication Tantra und die Reise dorthin beschrieben.

Was ist Unified Communication?

Wer auf der Suche nach seitenlangen Erklärungen für diesen Begriff ist, wird wie fast immer auch bei Wikipedia hier fündig. Wenn Sie es lieber kurz und knackig lieben, dann nachfolgend meine Definition:

Unified Communication, also zu Deutsch „vereinheitlichte Kommunikation“ ist das Bestreben, alle Formen der elektronischen Kommunikation unter ein gemeinsames Dach zu bekommen.

Also ähnliche aber traditionell unabhängige Systeme wie Email, Instant Messaging, Videokonferenz, Presence, Screen Sharing, etc. in einem gemeinsamen System zu vereinen. Natürlich soll dieses eine System auf allen Endgeräten lauffähig sein, die der einzelne User oder die Usergruppen verwenden.

Anstatt wie oft auf diesem Blog soll es diesmal aber nicht um die Technologie gehen, sondern das Thema soll vielmehr aus Organisationssicht betrachtet werden; frei nach dem Motto: Wo steht (m)ein Unternehmen? Welche Stufen haben wir schon erklommen und was liegt vor uns?

Aktuelle Entwicklungen und ein paar Zahlen

Folgende Fakten sind vielleicht schon einzeln bekannt, wenn man diese jedoch geballt auf einem Blick sieht, verdeutlicht sich das Thema doch sehr:

  • Collaboration Tools verdrängen zunehmend herkömmliche Telefonnebenstellen-Anlage in großen Unternehmen
  • Schon mehr als 40% aller Telefonate innerhalb eines Unternehmens sind Confcalls. Diese Zahl steigt weiter rasant an; das herkömmliche 1:1 interne Telefonat stirbt aus
  • 75% der User verwenden drei oder mehr verschiedene Geräte
  • Die Mehrzahl der großen Unternehmen haben zusätzlich zu zwei oder mehr unterschiedlichen Unified Communication Plattformen noch mehrere Fabrikate von klassischen Telefonanlagen im Einsatz. Man ist also von „Unified“ meilenweit entfernt!
  • Weniger als 50% der eigentlich im Unternehmen vorhandenen UC-Lizenzen sind bei den Users ausgerollt; noch weniger sind im aktiven Gebrauch! (Stichwort: MS Office 365 E3/5 Abo)
  • Als die drei Top-Hindernisse für den verstärkten Einsatz und die Zentralisierung von UC gelten: Politik, Business Case und das IT-Netzwerk.

Quelle: Wainhouse Research 2016 nach Befragung bei IT-Entscheidern

Die fünf Stufen

Wo stehen nun die einzelnen Unternehmen? Nachfolgend die fünf Stufen zum Unified Communication Tantra.

Stufe 1: Das Unternehmen mit den vielen Silos

Organisationen auf dieser Stufe haben meist mehrere, teils sogar noch analoge Telefonanlagen; oft sogar von verschiedenen Herstellern. Wenn Collaborations-Tools eingesetzt werden, dann wurden diese abteilungsweise bzw. projektbezogen beschafft. Klassische Beispiele sind hier Cisco Webex oder Teamviewer, die „irgendwann“ einfach da waren.
Collaboration ist noch keine stratgische Angelegenheit im Unternehmen und wird daher nur punktuell eingesetzt. Dazu passt auch, dass das Information Sharing noch nicht in der Unternehmenskultur angekommen ist; ganz im Gegenteil ist das Horten und „Verstecken“ von Informationen gang und gäbe.

Stufe 2: Das Unternehmen der verbesserten Kommunikation

Hier öffnet die Standardisierung auf leistungsfähige IP-Netzwerke die Türen für den vermehrten Einsatz von Collaboration. IM Instant Messaging Systeme kommen vermehrt und gesamtheitlich zum Einsatz und das Prinzip der Presence verändert die Kommunikation. Die Anzahl der Emails geht wie von Geisterhand zurück.
Die Qualität und die Quantität der Zusammenarbeit steigt, alles hat aber noch einen Touch von „die da oben wollen, dass wir so arbeiten“. Early Adaptors erkennen jedoch schon den Wert und setzen vermehrt auf die neuen Tools.

Stufe 3: Das integrierte Unternehmen

Die einzelnen Kommunikations-Silo werden zunehmend verbunden, alles wächst zusammen. Klassische Beispiele sind SIP-Anbindung von Videokonferenz-Systemen, damit man mit der hochwertigen Audiotechnik der VideoKonf auch an Telefonkonferenzen teilnehmen kann oder auch die Anbindung der Instant Messaging Plattformen wie MS Lync an die Telefonanlage. Jetzt sieht der Benutzer schon vor dem Wählen ob der Anzurufende besetzt ist oder auf Urlaub.
In Sachen Kulturwandel erkennt man den wirtschaftlichen Vorteil vereinfachter und effizienterer Kommunikation. Die ehemaligen Early Adaptors werden zu Business Champions und beweisen die Richtigkeit durch überprüfbar verbesserte Ergebnisse. Es läuft!

Stufe 4: Das Unified Enterprise

Das gesamte Unternehmen standardisiert auf eine einzelne Plattform für Instant Messaging, Presence, Audio, Video und Web Collaboration. Klassische Telefonie findet praktisch nur mehr wie Mobilfunk stark, wobei auch hier die Mehrzahl der Gespräche schon über den UC Client statt über GSM stattfindet.
Die Art und Weise, wie kommuniziert und kollaboriert wird, ist ein zentrales Unterscheidungsmerkmal des Unternehmens im Vergleich zum Mitbewerb. Der Fokus der Unternehmensleitung liegt primär auf der weiteren Verbesserung der Produktivität. Das darf durchaus auch etwas kosten, denn die Richtigkeit der Strategie ist längst bewiesen. Die einzelnen Mitarbeiter fühlen sich stark genug, aktiv Verbesserungen vorzuschlagen und beschleunigen so die Transformation im Unternehmen. Bestands-Systeme werden nach und nach abgelöst oder werden in DIE Plattform eingebunden. Dank SDKs und APIs ist dies auch in vertretbarem Zeit- und Kostenrahmen möglich.

Stufe 5: Die vollkommen transformierte Organisation

Es gibt eine allgegenwärtige UC Plattform, welche auf Mobiltelefonen ebenso läuft wie auf Brainstorming-Screens bei der Kaffeemaschine. Diese unterstützt jedwede Form von Kommunikation: Audio, Video, Whiteboarding, Application Sharing, etc.
Es entstehen sogenannte  CEBP = Communications-Enabled Business Processes, welche herkömmliche manuelle Workflows vollständig ablösen und die Arbeit grundlegend verändern.
Ergebnisse sind signifikant erhöhte Agilität im Inneren des Unternehmens und eine massiv gesteigerte Customer Experience nach außen. Zufriedenere Mitarbeiter sind nur eine der positiven Auswirkungen.

Willkommen im Tantra-Himmel der Unified Communication!

Das Unternehmen ist am Ziel der Transformation angekommen, wird aber weiterhin kontinuierlich nach neuen Entwicklungen Ausschau halten. Aufgrund der gemachten Erfahrungen kann man diese Neuheiten auch besser einschätzen im Vergleich zu jenen Unternehmen, welche noch auf den unteren Stufen primär mit sich selbst und den Tücken der Implementierung beschäftigt sind.
Sicherlich vergessen Unternehmen auf der höchsten Stufe keinesfalls, mit geeignetem Monitoring und Metriken die Effektivität der UC-Werkzeuge zu dokumentieren.

Und wo stehen die Unternehmen aktuell?

Laut Aussage namhafter Consulter, welche natürlich auch viele Kunden befragt haben, scheinen die meisten großen US-Unternehmen so ungefähr zwischen Stufe zwei und drei zu sein. Die übliche Technologie-Latenz von ein paar Jahren und die durchschnittlich kleinere Unternehmensgröße bedenkend, scheinen die allermeisten europäischen Firmen daher eher auf Stufe 1 bis 2 zu finden sein. Wie immer gibt es auch hier eine Normalverteilung nach Carl Friedrich Gauß, d.h. während die allermeisten auf Stufe 1 oder 2 sind, gibt es natürlich auch Euro-Champions ganz oben auf 5 oder 5. Aber natürlich auch solche, bei denen der Prozess noch gar nicht begonnen hat.

Selbstredend kann man davon ausgehen, dass die verbesserte Effektivität und Effizienz der Unternehmen auf den höheren Stufen einen massiven Marktdruck ausübt und somit Mitbewerber zum Handeln zwingt. Dank Themen wie Cloud-based UC as a Service und verbesserter Usability der Produkte spricht zumindest aus technischer Sicht nichts gegen diese Entwicklung.

Der geschätzte Leser wird an dieser Stelle aber schon längst erkannt haben, dass diese Reise ins Land des UC-Tantras nicht primär eine Sache der Technologie ist. Ich erlaube mir, nochmals an den Beginn des Artikels zu verweisen: Das allergrößte Hindernis wird in der „Firmen-Politik“ gesehen! Hier sind ganz klar die CIOs und CEOs gefordert.

Epilog

Die Inspiration zu diesem Artikel
Die fünf Stufen zum Unified Communication Tantra
und dessen Grundgerüst lieferte ein Webinar der von mir hochgeschätzten US-Consulting-Firma  Wainhouse Research, welches von Tata Communication gesponsert wurde.

Wie immer freue ich mich auf Ihre Kommentare und Feedbacks in den sozialen Netzen.

Warum eigentlich Medientechnik Consulting?

Die Frage Warum eigentlich Medientechnik Consulting? wird mir immer wieder gestellt und wie jede gute Frage verdient sie sich eine gute Antwort. Ich versuche in diesem Blogpost daher ein paar hoffentlich sogar sehr gute Antworten zu liefern.

Begriffsdefinition

Anstatt bei Wikipedia wurde ich diesmal im Gabler Wirtschaftslexikon fündig:

http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/consulting.html

Consulting ist die individuelle Aufarbeitung betriebswirtschaftlicher Problemstellungen durch Interaktion zwischen externen, unabhängigen Personen oder Beratungsorganisationen und einem um Rat nachsuchenden Klienten.

Nach dieser brillanten aber sehr allgemein gehaltenen Version versuche ich mich an einer recht konkreten Umformulierung für unsere kleine Branche:

Während sich Technische Planungsbüros auf das WIE konzentrieren, beschäftigt sich der Consulter im Auftrag des Kunden mit dem WAS und WARUM.

Wozu brauche ich also einen Consulter?

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10 Fragen des Raummanagements – Teil 8 – Wer und was muss noch von der Buchung wissen?

Herzlich willkommen zum nun Teil 8 in der Blog-Serie 10 Fragen des Raummanagements.
Heute beleuchte ich die Fragen 8 und 9 unserer ursprünglichen Frageliste:
Frage 8: Was sollte mein Gebäude über die Buchung wissen?

Frage 9: Wer sollte bzw. muss noch von der Buchung wissen?

Was sollte mein Gebäude über Raumbuchungen wissen?

Auf den allerersten Blick scheint diese Frage in der Tat ein wenig seltsam. Unter einem Gebäude stellen sich die allermeisten Menschen etwas (im wortwörtlichen Sinne!) sehr Statisches vor. Doch der Schein trügt, denn moderne Gebäude und die damit verbundenen Services müssen heutzutage äußerst flexibel und reaktionsfreudig sein, um die zugesagten Leistungen mit dem vorhandenen Budget bereitstellen zu können. Fällt dies zu leicht, so vermutet das Management mit Recht Optimierungsbedarf, einer Umschreibung für Einsparungsbedarf.

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Konferenz- und Meetingräume Zahlen, Daten, Fakten

Immer wieder werde ich gefragt, ob es über die von mir behandelten Themen Meetingräume, Konferenztechnik & Co auch belastbare Zahlen gibt. Also solche, die nicht dem Marketing-Wunschdenken mancher Hersteller entspringen, sondern überprüfbar von anerkannten Instituten stammen.

Nachfolgend ein paar ZDF (Zahlen, Daten, Fakten)

Mehr Räume, weniger Platz

Der Platz im Büro pro Mitarbeiter sinkt konstant! Dies ist aber nicht darauf zurückzuführen, dass immer mehr Leute in kleinen, engen Cubicles sitzen müssen! Vielmehr tragen Shard Spaces, also nicht-territoriale, gemeinsam genutze Arbeitsflächen anstatt eines fix zugewiesenen aber immer seltener benutzten Schreibtisch, dazu bei. Eine immer größere Anzahl an Mitarbeitern benötigt überhaupt keinen klassischen Schreibtisch mehr, weil diese entweder unterwegs, zu Hause oder im Office in Meetingräumen arbeiten. Motto: Am Schreibtisch sitzen kann ich zuhause auch, dafür muss ich nicht ins Büro fahren. „Konferenz- und Meetingräume Zahlen, Daten, Fakten“ weiterlesen

10 Fragen des Raummanagements – Teil 7 – Wie viele Personen nutzen was tatsächlich

Hier nun Teil 7 in der Blog-Serie 10 Fragen des Raummanagements.
Die Fragen 6 und 7 unserer ursprünglichen Frageliste lauten
Frage 6: Wie viele Leute sitzen im Raum?
Frage 7: Was wird tatsächlich genutzt?

Warum wollen wir das überhaupt wissen?

Während andere Themen innerhalb dieser Blogserie durchaus ein wenig anspruchsvoll sind, so fällt es sehr leicht, die Relevanz dieser Fragen zu verstehen.

Die Antwort auf die Frage nach der tatsächlichen Anzahl der Personen im Raum ist die allerwichtigste Kenngröße für Architekten und Raumplaner in der Designphase und für das Facility Management in der Betriebsphase. Es ist ziemlich einleuchtend, dass massives Einsparungspotential vorliegt, wenn beispielsweise ein Raum für 12 Personen praktisch immer nur mit 6 Personen besetzt ist! Hier ist kein Umkehrschluss möglich, denn es ist höchst unwahrscheinlich, dass ein Raum mit nur 4 Plätzen regelmäßig von 8 oder mehr Personen genutzt wird. „10 Fragen des Raummanagements – Teil 7 – Wie viele Personen nutzen was tatsächlich“ weiterlesen

10 Fragen des Raummanagements – Teil 6 – Vom richtigen Raum

Nach leider längerer Inaktivität kommen wir heute zum Teil 6 in der Blog-Serie 10 Fragen des Raummanagements.
Frage 5 unserer ursprünglichen Frageliste lautet:10 Fragen des Raummanagements – Frage 5: Wird der richtige Raum gebucht?

Untertitel: Fahren Sie auch zu dritt mit dem Autobus?

Welcher ist der richtige Raum?

Zur Beantwortung dieser scheinbar so trivialen Frage hilft es, sich die Stakeholder und deren jeweiligen Interessen vor Augen zu führen: „10 Fragen des Raummanagements – Teil 6 – Vom richtigen Raum“ weiterlesen

Diesmal wirklich intelligente Gebäude

Es war nur mehr eine Frage der Zeit, bis sich die ganz Großen das Thema intelligente Gebäude vornahmen. Nun geht es Schlag auf Schlag; Google, IBM. Samsung und all die anderen Multis tauchen unter dem Mäntelchen IoT (Internet of Things) plötzlich auf wie versteckt agierende U-Boote.

„Diesmal wirklich intelligente Gebäude“ weiterlesen

10 Fragen des Raummanagements – Teil 5 – No Shows

Weiter geht es in der Blog-Serie 10 Fragen des Raummanagements. Der Titel des heutigen Posts lautet:

10 Fragen des Raummanagements – Frage 4:
Wie hoch ist der Anteil der No-Shows
?

Untertitel: Ein gebuchter Raum ist noch lange kein belegter Raum!

Was ist ein No-Show

Auch wenn Sie den Begriff No-Show noch nie gehört haben, so bin ich mir doch sicher, dass Sie auf die eine oder andere Art schon davon betroffen war oder vielleicht sogar darunter zu leiden hat.

Wie der Untertitel schon vermutet lässt, geht es heute um die höchst verzichtbare Tatsache, dass Räume zwar reserviert werden, zum Zeitpunkt der Buchung aber dann nicht benutzt werden; sich also im wahrsten Sinne des Wortes niemand zeigt, no show eben.

Wie man No-Shows überhaupt erkennen kann, habe ich an anderer Stelle in dieser Serie 10 Fragen des Raummanagements schon ausführlich behandelt. Im einfachsten Fall reicht ein Präsenzmelder im Raum; ja das Teil an der Decke am WC, das seit Jahrzehnten verlässlich das Licht ein- und auch wieder ausschaltet.

Sind No-Shows überhaupt ein Problem?

„10 Fragen des Raummanagements – Teil 5 – No Shows“ weiterlesen

Microsofts Vision von IoT im Gebäude

Ein der Schwerpunkte dieses Blogs behandelt Möglichkeiten, wie Gebäude effizienter genutzt werden können. Wichtig ist mir immer die unmittelbare Anwendbarkeit. Was wird aber die Zukunft bringen? Im hauseigenen IT Showcase lässt die haueigenene IT-Abteilung tief in die eigenen Ideen in Sachen Microsofts Vision von IoT im Gebäude blicken. Wobei Vision vielleicht sogar ein wenig irreführend ist, denn es handelt sich um ein real durchgeführtes Projekt, welches schon bald flächendeckend ausgerollt werden soll.

Microsofts Vision von IoT im Gebäude

„Microsofts Vision von IoT im Gebäude“ weiterlesen

10 Fragen des Raummanagements – Teil 4 – Raumauslastung

Nach 10 Fragen des Raummanagements -Tei l-1 Einleitung, dem eher technischen 10 Fragen des Raummanagements -Teil 2-Wie wird gebucht und 10 Fragen des Raummanagements – Teil 3 – Wird überhaupt gebucht nun zu einer recht offensichtlichen Frage:

10 Fragen des Raummanagements – Frage 3:
Wie hoch ist die Auslastung meiner Räume
?

Untertitel: Warum verstehen unterschiedliche Gruppen unter „guter Auslastung“ etwas ganz anderes und gibt es Vergleichszahlen?

Begriffsdefinition

Während Adjektive wie „gut“, „höchstmöglich“ oder auch „niedrig“ durchaus eingängige Begriffe sind, wenn auch wie wir sehen werden, unterschiedliche Personengruppe darunter ganz Unterschiedliches verstehen, müssen wir uns erst an der Definition von AUSLASTUNG versuchen.

Fragt man die allwissende Wikipedia, so wird man gleich mehrfach fündig. Die plakativste Formel findet sich im Artikel Belegungsmanagement im Bereich Pflegestationen/Krankenhäuser,  welcher thematisch ja mit einiger Fantasie gar nicht so weit entfernt von uns ist:

Auslastungsgrafik
(C) Wikipedia

Womit wir schon mitten im Thema gelandet sind und sofort über jeden einzelnen Teil der Gleichung aufs Heftigste diskutieren können! „10 Fragen des Raummanagements – Teil 4 – Raumauslastung“ weiterlesen