10 Fragen des Raummanagements – Teil 8 – Wer und was muss noch von der Buchung wissen?

10 Fragen des Raummanagements

Herzlich willkommen zum nun Teil 8 in der Blog-Serie 10 Fragen des Raummanagements.
Heute beleuchte ich die Fragen 8 und 9 unserer ursprünglichen Frageliste:
Frage 8: Was sollte mein Gebäude über die Buchung wissen?

Frage 9: Wer sollte bzw. muss noch von der Buchung wissen?

Was sollte mein Gebäude über Raumbuchungen wissen?

Auf den allerersten Blick scheint diese Frage in der Tat ein wenig seltsam. Unter einem Gebäude stellen sich die allermeisten Menschen etwas (im wortwörtlichen Sinne!) sehr Statisches vor. Doch der Schein trügt, denn moderne Gebäude und die damit verbundenen Services müssen heutzutage äußerst flexibel und reaktionsfreudig sein, um die zugesagten Leistungen mit dem vorhandenen Budget bereitstellen zu können. Fällt dies zu leicht, so vermutet das Management mit Recht Optimierungsbedarf, einer Umschreibung für Einsparungsbedarf.

Wenn wir die Frage nun in den Kontext der Raumbuchung bzw. Verwaltung von Meetingräumen bringen, so ergeben sich ein paar Quick Wins, also leicht realisierbare Optimierungen.

Quick-Wins aus der Kopplung von Gebäudetechnik und Raumbuchung
  1. Nicht benutzte Räume müssen nicht hell erleuchtet sein.
    Diese triviale wie wirkungsvolle Methode wurde in diesem Blog schon mehrfach erwähnt. Ein simpler Päsenzmelder signalisiert, dass seit einigen Minuten niemand mehr im Raum ist und das Licht ausgeschalten werden kann.
  2. Nicht mehr gebrauchte Räume müssen nicht mehr warm sein.
    Wenn also der Buchungskalender sagt, dass die letzte Buchung heute um ca. 1500 Uhr endet UND für den Nachmittag ausreichend andere freie Räume zur Verfügung stehen, so spricht doch nichts gegen eine frühzeitige Nachtabsenkung, also das Zurückfahren von Heizung, Lüftung oder Klimaanlage.
  3. Kein Raum ist eine Insel
    Was für einzelne Räume gilt, gilt natürlich auch sinngemäß für Stockwerke bzw. ganze Bereiche.
  4. Auswahl verknappen in Zeiten niedrigen Bedarfs
    Vergleichbar mit dem Konzept des Kurzzugs in der U-Bahn stehen dabei zu Zeiten niedrigen Bedarfs (z.B. am Freitagnachmittag oder nach 1600 Uhr) nicht mehr alle Räume zur Buchung zur Verfügung, sondern nur mehr eine verkleinerte Auswahl. So können ganze Stockwerke früher zurückgefahren werden, inkl. den Gängen und Nebenräumen. Und wo keine Leute sind, müssen auch keine Mistkübel geleert, Waschtische geputzt u.ä. werden.

Kurzum: Es macht durchaus Sinn, die Gebäudetechnik bzw. die Gebäudeautomation an das Raumbuchungssystem zu koppeln.

Wenn jetzt der bzw. die eine oder andere denkt, dass hier der Aufwand größer als der Nutzen ist, so möchte ich an dieser Stelle mit diesem Mythos ein für alle Mal aufräumen. In den allermeisten halbwegs aktuellen Gebäuden sind Beleuchtung, Heizung, Klima über ein Bussystem gesteuert. Mal ist es KNX, mal ist es Modbus, oder auch DALI oder BACNet/IP. Dies bedeutet, dass man an zentraler Stelle mit einem einzigen Interface und einmaligen Integrationskosten auf einen Schlag viele Räume einfach und kostengünstig automatisieren kann.

Praxisbeispiel

Bei einem meiner Projekte konnte mit einem einzigen BACNet/IP Interface die Lüftung/Heizung von mehr als 20 Hörsälen eines Universitätsgebäudes an das Buchungssystem Campus Online angeschlossen und somit automatisiert werden.

In Bürogebäuden ist dieser Wert noch mit Sicherheit zu übertreffen, da hier auf vergleichbarer Fläche ungleich mehr Räume vorhanden sind.

Teilt man dieses Initialkosten nun durch die Anzahl der Räume so ergibt das in den allermeisten Fällen einen minimalen Betrag je Raum; die entsprechende Investition sollte also absolut machbar sein. Durch die Standardisierung entsteht „so ganz nebenbei“ ein leistungsfähiges Grundgerüst, das einfach skaliert werden kann. Dies bedeutet, dass bei Umbauten oder Erweiterungen nicht jedes Mal wieder das berüchtigte „wie machen wir das denn jetzt“ gefragt werden muss, sondern auf einen bestehenden Prozess zurückgegriffen werden kann. In diesem (hoffentlich gut dokumentiertem!) Prozess sind alle organisatorischen, technischen und kaufmännischen Details hinterlegt.

Nicht umsonst können solche Gateways oft Tausend und mehr Datenpunkte verwalten. Ich überlasse es Ihrer Fantasie, wie viele Räume und darin enthaltene Funktionen mit einem einzigen solchen Interface realisiert werden können.

Der Übergang zur nächsten Frage ist ziemlich fließend, denn die einzelnen Dienste und Services greifen nahtlos ineinander.

Wer sollte bzw. muss noch von der Buchung wissen?

Hier lohnt es sich, einfach aus einer gewissen Distanz auf das Gebäude zu blicken. Es wimmelt nur so von Abteilungen, Technologien, Prozessen und Prozeduren, die alle auf die eine oder andere Art mit unserem zentralen Thema Buchung von Meetingräumen 10 Fragen des Raummanagements verbunden sind.

Durch diese Gasse muss er kommen

Von Gästen war schon die Rede. Wenn immer externe Personen zu einem Meeting eingeladen sind, müssen diese im wahrsten Sinne des Wortes erstmal durch die Türe kommen. Womit sich eine Fülle an Interaktionen mit dem Verwaltungspersonal ergibt.

  1. Sind der Name und die ungefähre Ankunftszeit schon vor dem Erscheinen des Gastes beim Empfang bekannt? Wenn ja, dann können Besucherausweise schon vorbereitet werden, also fix fertig ausgedruckt bereitliegen, sodass beim Check-In keine Zeit verloren wird. Eine echte Entlastung für das Personal am Empfang und ein toller Eindruck in Sachen Organisation für den Gast.
  2. Wenn der Gast schon mit der Einladung einen personalisierten QR-Code erhalten hat, öffnen sich für ihn im wahrsten Sinne des Wortes alle Schranken. Zum Beispiel jene zur Einfahrt ins Parkhaus, da das Schrankenterminal den QR-Code liest und den Besucher einfahren lässt.
  3. Oder der Besucher präsentiert den QR-Code am Empfang und führt binnen Sekunden einen Check-In wie am Flughafen durch. Am Bildschirm des Empfangs wird sofort angezeigt, ob sich der Besucher frei im Haus bewegen darf oder ob dieser eskortiert werden soll, d.h. vom Empfang abgeholt wird.
  4. Wirklich smart wird es, wenn dieser Check-In automatisch eine Benachrichtigung des Organisators auslöst. Also beispielsweise eine SMS mit „Ihr Gast Fr. Franziska Meier für Ihren 1300 Uhr Termin, ist soeben ins Parkhaus gefahren.“
  5. Genauso wichtig wie ein etwaiger Check-In ist auch ein Check-Out nach dem Meeting. Es kann für ein Unternehmen durchaus sehr wichtig sein, dass sich ein Gast um 1800 Uhr noch immer im Gebäude befindet, obwohl sein Meeting schon seit 1400 Uhr zu Ende ist!
Der Wein gibt Witz und stärkt den Magen.

In vielen Meetings, speziell in den oberen Managementebenen oder bei Meetings mit vielen externen Gästen, gibt es Speis und Trank. Um auch hier Skaleneffekte nutzen zu können, schließen viele Unternehmen fixe Rahmenverträge mit Catering-Firmen ab. Sofort stellt sich eine Vielzahl an Fragen: WER darf Catering bestellen? WAS darf bestellt werden? In welchen Räumen? WIE erfährt der Caterer von seiner Bestellung? WANN soll geliefert werden? Kostenstellen, Abrechnung, etc. ..Diese Liste lässt sich leicht fortsetzen.
Fakt ist jedoch, dass bei einer Absage oder bei einer Verschiebung des Meetings hoffentlich Prozesse vorhanden sind, die aus einer kleinen Verschiebung kein großes Drama mit noch größeren Kosten macht, weil viele Personen plötzlich manuell eingreifen müssen.

Die fleißigen Heinzelmännchen im Hintergrund

Nicht nur das Cateringpersonal, sondern auch viele andere Personen können vom Wissen über die Buchungslage profitieren.

  • Das Reinigungspersonal kann zwischen zwei Meetings den Raum wieder auf Hochglanz bringen.
  • Haustechniker müssen in flexibel genutzten Räumen je nach Buchung die gewünschte Bestuhlungsvariante aufbauen oder auch extra gebuchte Geräte anliefern bzw. abbauen.
  • AV-Spezialisten, welche pünktlich zum Vorstandsmeeting, in Bereitschaft sein sollen, MÜSSEN natürlich die aktuelle Buchungslage kennen. Also proaktiv von Änderungen und Absagen sowie kurzfristigen Buchungen informiert werden. Sinngemäß gilt dies natürlich auch für Helpdesk-Personal, welches bei „Problem-Meetings“, also jenen mit erhöhtem Supportbedarf, rechtzeitig „vorgewarnt“ ist.

Man kann alle diese Informations-Prozesse natürlich auch manuell realisieren, also eben nicht durch ein integriertes Buchungs-System abdecken, eines ist jedoch gewiss: All diese Funktionen sind für ein erfolgreiches Meeting unverzichtbar. Warum also sollte man sich nicht durch ein wenig Technologie unterstützen lassen?

Büro oder Hotel?

Wenn Sie sich jetzt an die reibungslosen Abläufe eines perfekt geführten Hotels erinnert fühlen, dann kann ich Ihnen nur zustimmen. Hier wie dort geht es im Prinzip um das Gleiche: Optimale Ausnutzung der vorhandenen Ressourcen, unaufdringliche aber effektive (und auch kostenbewusste!) Services und nicht zu vergessen natürlich eine hohe Kundenzufriedenheit. Kein Wunder also, dass hier zunehmend von Office-Hoteling  gesprochen wird. Zu diesem top aktuellen Trend plane ich einen eigenen Blogpost.

Es würde mich sehr freuen, wenn ich im letzten Teil dieser Serie 10 Fragen des Raummanagements die sicherlich nicht unwichtige Frage, nämlich die nach den Koste, beleuchte und mich an einer Zusammenfassung versuche.

Wie immer freue ich mich auf Ihr Feedback per Kommentar oder in den sozialen Netzen, auf denen dieser Artikel hoffentlich intensiv diskutiert wird. Gleichfalls stehe ich natürlich zur Verfügung, wenn Sie dieses Thema in Ihrem Unternehmen aktiv angehen wollen.

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