Das Thema Reservierung von Meetingräumen war und ist seit Jahren ein wesentlicher Teil der unternehmensinternen Ressourcenadministration. Die noch immer kontinuierlich hohen Zugriffsraten auf meine mehrteilige Serie
10 Fragen des Raummanagements sind dafür der beste Indikator. Doch nun in Zeiten von COVID19 gehen viele Unternehmen den nächsten Schritt auf dem Weg zur dynamisch genutzten Office-Landschaft. Ich nenne es der Einfachheit halber daher Ressourcenbuchung Next Generation.
Nicht nur der Meetingraum wird dynamisch genutzt
Bis vor Kurzem war es ein unumstößliches Faktum:
Ein Mitarbeiter = Ein Arbeitsplatz, und zwar ihr bzw. sein ganz persönlicher Schreibtisch.
Doch das Festhalten an diesem Dogma war schon in den vergangenen Jahren zunehmend nicht mehr zu halten. Es war immer irgendwer auf Urlaub, auf Dienstreise bzw. verbrachte ungezählte Stunden in Meetings. Kurzum, es gab viel mehr Schreibtische als Mitarbeiter, die solche brauchten.
Was liegt also näher, als auch Schreibtische und andere Ressourcen per Buchungssystem dynamisch zu verwalten? Ressourcenbuchung Next Generation eben. Auch hier wirkt die Covid19 Krise wie ein massiver Brandbeschleuniger, nicht nur aber speziell, weil Arbeiten im Homeoffice oder auch Social Distancing ganz neue Herausforderungen schafft. Das Thema an sich ist jedoch absolut nicht mehr ganz jung; Begriffe wie Desk-Sharing oder auch Hot-Desking gibt es schon länger, waren aber bestenfalls ein Randthema für Super-Early Adopter.
Man kann einfach nicht mehr davon ausgehen, dass alle Personen, die FÜR ein Unternehmen arbeiten, dies auch IM Unternehmen machen. Wozu also für jeden zu jeder Zeit einen Schreibtisch vorhalten?
Was bieten Standard-Tools?
Dem obigen Trend können sich natürlich auch Standard-Tools nicht entziehen. Das nahezu allgegenwärtige Microsoft365 hat die schon seit mehr als 10 Jahre vorhandene Ressourcenbuchung kürzlich massiv ausgebaut. Neben den selbsterklärenden RÄUMEN waren früher unter RESSOURCEN eher physische Sachen wie Autos, Werkzeuge u.ä. gemeint. Nun werden aber explizit Schreibtische bzw. andere persönliche Arbeitsbereiche adressiert.
Microsoft rollt gerade jetzt (Stand August 2020) einige durchaus smarte News für MS Ofiice aus unter dem Thema „Book a workspace in Outlook“ .
Das fühlt sich aktuell noch ein wenig nach „von allem ein bisschen, aber nichts komplett“ an. Man wird sehen, braucht aber nicht auf ein Wunder zu hoffen.
Damit sollte aber auch gleich mit einem anderen Dogma aufgeräumt werden: Früher war eine Raumbuchung auch immer mit einer persönlichen Buchung (= Busy-Status) verbunden. Das macht im Kontext eines Meetings im Konferenzraum auch Sinn, hat aber keine Relevanz mehr, wenn ich mir für morgen Vormittag einen Schreibtisch für meinen Tag im Office reserviere.
Ein kleiner aber essentieller Unterschied, den Outlook aktuell aber noch nicht berücksichtigt. Microsoft, bitte Dinge hier zu Ende denken, danke.
Weiterführende Infos finden Sie hier: (Microsoft-Artikel1 und Artikel 2).
Was bieten echte Spezialisten in Sachen Ressourcenbuchung Next Generation?
Ressourcenbuchung Next Generation verlangt aber häufig (bzw. fast immer!) nach mehr. Wie zu erwarten, deckt ein Universal-Tool wie Microsoft Outlook bzw. das dahinterliegende MS Exchange nicht alle Möglichkeiten oder Bedürfnisse ab. Es gibt daher mehr denn je Bedarf an Zusatz- bzw. Alternativ-Lösungen. Nachfolgend nur eine kleine Auswahl an Anbietern ohne besondere Reihung oder Wertung.
CONDECO
Die Condeco Group ist seit vielen Jahren eine fixe Größe in Sachen Ressoucenbuchung. Wie zu erwarten war, hat man die bestehende Lösung „Desk Booking System“ massiv erweitert und integriert nun ein paar zusätzliche zeitgemäße Funktionen:
- Dynamisches Blockieren von Schreibtischen. Damit kann man schnell auf geänderte Vorgaben reagieren. Während sich gestern noch 10 Leute in diesem Office aufhalten durften, sind es heute nur mehr 8. Folglich dürfen in Raum XYZ also ab morgen nur mehr 8 Schreibtische gebucht werden.
- Anforderungen an Hygiene. Person A bucht Schreibtisch 123 bis 1200 Uhr. Die nächstmögliche Buchung darf aber erst ab 1300 Uhr folgen, weil der Arbeitsplatz dazwischen desinfiziert werden muss. Dass die Software im Hintergrund einen Putzplan für das Facility Team baut, ist ein echtes Goodie. Ebenso wie die Tatsache, dass man an der Ressource nicht einchecken kann, solange diese noch nicht wieder als gereinigt markiert wurde.
Man merkt schon, bei Condeco sind echte Profis am Werk, die seit vielen Jahren im Geschäft sind.
EMBRAVA
Diese Firma aus Australien ist UC-Kennern als Anbieter des Blynclight bekannt, welches den Verfügbarkeits-Status für Skype & Co anzeigt. COVID19-bedingt gibt es auch hier smarte Erweiterungen. So zum Beispiel eine Contact-Tracing Funktion. Nachdem Personen Ihre Buchung am Embrava Desk Sign ja per RFID-Karte bestätigen können (Check-in-Funktion) weiß die Software natürlich, wer wann wo gesessen ist. Nichts leichter als daraus eine Contact-Tracing-Datenbank zu machen.
Smartness im Sinne von Ressourcenbuchung Next Generation zeigt sich auch, wenn das Deks-Sign nun zusätzliche Stati anzeigen kann (siehe zweites Bild).
Rendezvous by NFS
Die NFS Technoloy Group hat Ihre Wurzeln im Bereich Hotel-Software, hat also mehr als nur ein wenig Ahnung beim Thema Reservierung, Administration und Buchung. Deren Produkt RENDEZVOUS verfügt ebenfalls über ein paar äußerst clevere Features für den Bereich Desk-Sharing bzw. Hot-Desking. So zum Beispiel den People-Finder. Ein sehr praxisgerechtes Feature, denn wie sonst erfährt man überhaupt, wer wo ist bei all dieser Dynamik! Dazu passen auch Themen wie Wayfinding, QR-Code Check-In aber auch Digital Signage, schließlich will der gebuchte Platz auch gefunden werden.
Hier ein Bild zum Thema „wie funktioniert nun konkret die Buchung“:
Konkrete Schritte zur Implementierung
Wie geht man so ein Projekt nun konkret an? Mit Sicherheit ist dies alles kein reines IT-Thema, sondern es „menschelt“ ganz gewaltig. HR muss also ebenso an Board sein wie das Facility Management. Schließlich geht es um die optimale Ausnutzung der Flächen und die bestmögliche Sicherheit für die Menschen im Gebäude. Gerade bei solchen abteilungsübergreifenden Projekten sind externe Consulter praktische unverzichtbar, so das Projekt auch erfolgreich abgeschlossen werden soll.
Erfolgsfaktoren
Auf die Gefahr hin, das ohnehin Logische nochmals zu wiederholen:
Etwas zu machen kostet immer mehr Aufwand als es nicht zu machen!
Alte Business Weisheit
Glauben Sie also nicht, dass ein Projekt Ressourcenbuchung Next Generation ohne Initial-Kosten, ohne Investition funktionieren kann. Der ROI ist aber mit Sicherheit gegeben, wenn man das Projekt ganzheitlich durchzieht.
Geringer Flächenbedarf insgesamt sowie optimalere Ausnutzung der vorhandenen Ressourcen sind langfristige Kostenspar-Potentiale. Wer also weiterhin für jeden Mitarbeiter einen Schreibtisch vorhalten will, braucht sich um eine Buchungs-Plattform nicht zu sorgen. Der Überfluss administriert sich selbst. Oder wie einmal jemand vor vielen Jahren sagte:
Der teuerste Quadratmeter ist jener, der unnötig gebaut bzw. angemietet wurde. Der musste nämlich nicht nur einmalig gekauft werden, sondern wird auch über die ganze Lebensdauer auch beleuchet, bewacht, beheizt bzw. gekühlt und sogar noch geputzt.
Architektenweisheit
Ich freue mich auf Ihre Kommentare bzw. Ihre konkreten Projektanfragen zum Thema Ressourcenbuchung Next Generation.