Limits von MS Exchange bei der Raumbuchung

Raumbuchung in MS Exchange

In der Mehrzahl der mittleren und großen Unternehmen kommt Microsoft Exchange als zentrale Messaging- und Kalenderplattform zum Einsatz. Es ist daher nur logisch, das Thema Raumbuchung mit den Exchange-eigenen Bordmitteln realisieren zu wollen. Schon bald merken jedoch viele Nutzer, dass hier doch das eine oder andere fehlt. Wo liegen also die Limits von MS Exchange bei der Raumbuchung und welche Lösungen gibt es dafür?

Standardumfang in Sachen Raumbuchung bei MS Exchange

In MS Exchange gibt es für jeden buchbaren Raum ein sogenanntes Ressourcenkonto. Diese Raumkonten sind in beliebiger Stückzahl ohne Extra-Lizenz verfügbar, davon abgesehen aus Admin-Sicht jedoch praktisch ein ganz normales Exchange-Postfach. Jeder Raum hat folglich eine eigene Email-Adresse und einen eigenen Kalender.

Raumbuchung über Outlook
(c) Microsoft Raumbuchung über Outlook

Wer einen Raum buchen will, lädt diesen als Teilnehmer bzw. als Ressource zu seinem Meeting ein. So einfach wie logisch. Je nach Konfiguration passieren dann drei unterschiedliche Prozesse:

  1. Auto-Accept
    Empfängt der Raum eine Email mit einer Termineinladung, dann überprüft eine interne Logik, ob der Raum zum gewünschten Zeitpunkt im Kalender frei ist. Wenn ja, dann schickt der Raum automatisch eine Zusage und trägt den Termin in seinen Kalender ein.
    Daher auch der Begriff Auto-Accept.
    Ist der Raum jedoch nicht frei (ganz egal ob es nur eine Überlappung von 5 Minuten gibt oder eine Buchung für den ganzen Tag vorliegt), so schickt der Raum eine Absage und löscht sowohl Email als auch Termin. Der Buchende erhält eine Absage vom Raum.
  2. Delegate Accept
    Anstatt einer Automatik leitet der Raum die Einladung an einen „Delegate“, also einen menschlichen Stellvertreter weiter. Bis dieser eine Entscheidung getroffen hat, antwortet der Raum mit einer „Zusage mit Vorbehalt“. Erst wenn der Stellvertreter eine Entscheidung getroffen hat, gibt es eine fixe Zusage + Raumbuchung oder eben eine Absage inkl. Rückmeldung an den Buchenden.
  3. Mittels diverser Exchange Optionen kann man eine Mischform der beiden Modi realisieren. Beispielsweise dürfen die Leute von Abteilung A den Meetingraum der eigenen Abteilung per Auto-Accept selbständig buchen, während für Buchungen von Mitarbeitern aus anderen Abteilungen das Sekretariat eine ausdrückliche Zustimmung manuell verschickt.
Exchange Raumbuchung Policy
(c) Microsoft Exchange Room Booking Policy

Das klingt erstmals recht logisch, reicht jedoch bei Weitem nicht aus, um alle vorkommenden Möglichkeiten abzudecken. Selbst ganz triviale Sachen sind damit leider nicht machbar.

Typische Probleme

Die nachfolgenden Szenarien sollen zeigen, dass Limits von MS Exchange bei der Raumbuchung öfter erreicht werden als man denkt.

Raum sagt nicht zu. Was nun?

Natürlich sollten die User vor der Buchung im Outlook nachsehen, ob der gewünschte Raum auch tatsächlich frei ist. Und ja, es gibt auch einen Raumfinder in neueren Outlook-Versionen. Es kommt aber trotzdem gar nicht so selten vor, dass sich jemand anderer „meinen“ Raum wegschnappt, noch bevor ich meine Terminanfrage abgeschickt habe.
Problem: Alle Teilnehmer erhalten die Einladung gleichzeitig, also genaugenommen BEVOR und unabhängig davon, ob der Raum zu- oder absagen wird! Wenn der Raum nun zusagt, dann war ja alles richtig; Glück gehabt!

Was aber, wenn der Raum nicht bestätigt? Dann schicken alle menschlichen Teilnehmer eine Zusage zu einem Termin, dessen Ort aber falsch ist! Dem Organisator bleibt nur übrig, per Termin-Update einen neuen Raum bekanntzugeben. Oft übersehen die anderen Teilnehmer jedoch das Update (es hat sich ja nur der Raum geändert, nicht aber die Zeit oder Betreff!) und ab dann beginnt das Chaos.

Wiederkehrende Meetings

Wenn für eine Projektgruppe z.B. ein Raum für die nächsten vier Wochen jeweils am Dienstag zwischen 1000-1100 Uhr gebucht werden soll, so muss ein Raum gefunden werden, der zu allen Einzelterminen frei ist. Sobald der gewünschte Raum auch nur eine Minute während der vier kommenden Meetings schon gebucht war, scheitert die Serienbuchung!
Eine klassische „Alles oder Nichts“-Situation. Speziell bei Organisationen mit gut gebuchten Räumen scheitern solche primitiven Automatiken fast zwangsläufig.

Es ist auch sehr umständlich bis unmöglich, nachträglich z.B. in Woche 3 statt Raum 123 auf Raum 456 zu ändern. Es ist ja durchaus möglich, dass der Raum 123 für ein wichtigeres Meeting freigemacht werden soll.
Dies führt logischerweise zu zusätzlichen Update-Emails an die restlichen Teilnehmer. Die Information, dass ein Meeting in drei Wochen nun in einem anderen Raum stattfindet, ist mangels akuter Relevanz mit Sicherheit für viele eher nervig als informativ und wird daher leider oft einfach ignoriert.

Condeco Meeting Room Booking
(c) Condeco Meeting Room Booking
Betriebsbedingte Raumsperre

Ganz egal, ob aufgrund eines Gebrechens oder neuer Covid19-Regeln: Es kommt immer wieder vor, dass ein Raum kurzfristig gesperrt wird und Meetings umgebucht werden müssen. Was dann?
Ein einmal gebuchtes Meeting und somit auch der gebuchte Raum kann nur vom ursprünglichen Organisator geändert werden. Wie erfährt dieser jedoch von der Sperre des Raumes und noch viel wichtiger: Wer hilft ihm dabei, einfach und rasch einen geeigneten Ersatzraum zu finden?

Weitere Limits von MS Exchange bei der Raumbuchung

Aufgrund Ihrer Flexibilität sind kombinierbare Räume, z.B. solche mit mobilen Trennwänden, recht beliebt und finden sich in vielen Unternehmen. Ebenso gibt es häufig Foyer-Bereiche, welche großen Veranstaltungs-Sälen vorgelagert sind. Wenn also Veranstaltungsraum A gebucht ist, bedingt dies automatisch auch eine Buchung des Foyers. Dies ist nicht unerheblich, wenn das Foyer auch allein buchbar sein soll, z.B. für einen kleinen Empfang oder ein Stand-Up-Meeting.

Schade nur, dass die Raumbuchung in MS Exchange nur unabhängige Einzelräume ohne jede Hierarchie oder Kombinationen kennt.
Oder Sie wollen den „Pressekonferenzraum groß“ buchen. Dann müssen Sie in MS Exchange zwei unabhängige Räume buchen, nämlich den „Pressekonferenzraum A“ und den „Pressekonferenzraum B“.
Die Tatsache, dass die Haustechnik möglicherweise die Trennwand erst abbauen muss und dies natürlich Zeit kostet, entgeht MS Exchange. Man braucht also eine gesonderte Blockierungs-Buchung für den Umbau. Diese wandert jedoch nicht mit der Event-Buchung z.B. im Falle Verschiebung automatisch mit. Mitdenken und manuelle Arbeit ist also Pflicht.

Setup- und Nachbereitungszeit

In MS Exchange ist es problemlos möglich, sogenannte Back-to-Back Buchungen zu machen. Also eine Buchung um 1100 Uhr enden zu lassen und die nächste Buchung ab 1100 Uhr zu erlauben.
Dies mag bei perfekter Disziplin aller Beteiligten in kleinen Räumen auch funktionieren, in vielen Fällen ist dies aber unrealistisch und vielfach auch unerwünscht.

Nur einige Beispiele für Extra-Zeitbedarf
  1. Wie im vorigen Absatz schon angedeutet. Räume müssen eventuell erst vorbereitet werden. Bestuhlungsvarianten oder Bühnenelemente müssen aufgebaut werden, Trennwände versetzt werden. Catering muss Zeit bekommen einzudecken, etc.
    Natürlich braucht es nach der Veranstaltung auch wieder Zeit für das Zurückbauen.
  2. In Pandemie-Zeiten kann es durchaus gefordert sein, dass Shared Spaces wie Meetingräume nach jedem Meeting gereinigt werden müssen. Es bedarf also einer Auszeit zwischen zwei Buchungen. Ganz abgesehen von der Frage, woher die Putzbrigade wissen soll, dass ein Meeting beendet wurde.
  3. Speziell bei Unternehmen mit hohen Ansprüchen an die Vertraulichkeit (z.B. Banken aber auch Automobil-Zulieferer) müssen Pufferzeiten zwischen Kundengesprächen eingehalten werden. Schließlich soll Firma 2 nicht sehen, dass gerade sein größter Mitbewerber Firma 3 ebenfalls ein Meeting beim gleichen Zulieferer hat.
  4. Ganz allgemein sorgen Pufferzeiten dafür, dass Meetings auch einmal ein paar Minuten überziehen können bzw. ein Vortragender ein paar Minuten vorher in den Raum kommt.
    Ein Präsentator will mit Sicherheit schon vor 1000 Uhr im Raum sein, wenn ein Kunden-Call pünkltich um 1000 Uhr starten soll.

Kurzum, eine pauschale Pufferzeit zwischen Buchungen wäre äußerst hilfreich.
All dies und noch viele kleine damit verbundene Details sind MS Exchange völlig fremd.

Nicht alle Räume sind immer betriebsbereit

Ab und an werden Räume umgebaut, defekte Produkte werden ausgetauscht, etc. Mittels manueller Blockierungs-Buchung bekommt man den Zeitbedarf geregelt, aber wer sagt es denn der Haustechnik? Wer gibt den Arbeitsauftrag? Wäre es nicht toll, wenn das Raumbuchungs-System selbst sich auch um genau diese Dinge kümmern könnte? Dies ist durchaus möglich und kommende Blogposts werden sich mit diesem und ähnlichen Themen befassen.

Welche Lösungsansätze gibt es nun?

Je mehr Sie nun über die Limits von MS Exchange bei der Raumbuchung erfahren, umso wahrscheinlicher suchen Sie nach Alternativen.
JA, solche gibt es und im nächsten Blogpost werde ich anhand der obigen Beispiele beschreiben, wie ein „echtes“ Raumbuchungs-System diese Aufgabenstellung angeht und den Kunden optimal unterstützt.

Wie es den Nutzer nicht nur beim Finden von geeigneten Räumen unterstützt, sondern auch im Falle von Änderungen konkrete Lösungen findet, anstatt mehr Verwirrung als Nutzen zu stiften.

Raumbuchung mit Microsoft Exchange ist aber nicht per se unbrauchbar. Im Gegensatz zu anderen Bereichen gab es jedoch in den letzten 10 Jahren beim Thema Raumbuchung nur sehr geringe und eher kosmetische Fortschritte. Dies ist angesichts der Dynamik, die Microsoft sonst speziell beim Thema Office365 sonst an den Tag legt, durchaus überraschend.

Einladung zum Kontakt.

Gerne unterstütze ich Sie bei Ihren Projekten in Sachen Raumbuchung und wie Sie die Limits von MS Exchange bei der Raumbuchung überwinden. Diese Systeme müssen sich nicht auf Meetingräume beschränken. Zunehmend werden auch Arbeitsplätze und sogar die Parkplätze in der Tiefgarage per Employee App und Visitor Management reserviert und gebucht. Hier gibt es viele höchst spannende Entwicklungen, welche ich gerne mit Ihnen gemeinsam realisieren kann. Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

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