Aktive Hilfe bei der Raumbuchung – Smart Calendar

Smart Calendar

Im letzten Blogpost Limits von MS Exchange bei der Raumbuchung wurde klar, dass die Bordmitteln von MS Exchange alleine kein optimales Nutzererlebnis ermöglichen, aktive Hilfe bei der Raumbuchung ist also gefragt. Wie versprochen folgen heute einige Lösungsansätze. Dies sind keine theoretischen Denkmodelle, sondern Beispiele anhand von heute verfügbaren Systemen.

In anderen Worten:

Zu vielen Aufgabenstellungen in Sachen Raumbuchung bietet der Markt tolle Praxislösungen jenseits von MS Exchange an.

HST Consulting

Erinnern wir uns an die drei primären Herausforderungen, wo wir aktive Hilfe bei der Raumbuchung gebrauchen können, weil MS Exchange alleine hier nicht wirklich hilft.

Meeting verschoben, aber wer sagt es dem Raum?

In der Praxis kommt es regelmäßig vor, dass Meetings verschoben werden müssen und genauso regelmäßig ist der ursprünglich gebuchte Raum zum neuen Zeitpunkt nicht verfügbar. Die Suche soll also von Neuem beginnen, aber speziell auf Smartphones und Tablets stehen oft nicht alle Funktionen zur Verfügung. Berechtigterweise fragen sich viele User auch, warum man das alles selber machen muss.
Lösung: Ein wirklich SCHLAUER KALENDER kümmert sich darum und hilft hier proaktiv weiter. Beim CONDECO Smart Calendar gibt es beispielsweise eine Funktion namens SELFHEALING MEETING.

Self healing booking
(c) Condeco – Self Healing Room Booking


Dabei sucht das Raumbuchungs-System automatisch und im Hintergrund einen zum neuen Zeitpunkt verfügbaren Raum. Wirklich smart dabei sind nun folgende Funktionen:

  1. Die automatische Raumsuche nimmt nicht wahllos irgendeinen anderen Raum, sondern hat sich im Hintergrund gemerkt, welche Kriterien bei der ursprünglichen Suche eingegeben wurden.
    Min. 6 Sitzplätze, Zoom-Room System und im Gebäude 12 waren z.B. Bedingung.
    Smart Calendar sucht nach den gleichen „alten“ Kriterien und wählt einen passenden Raum zum „neuen“ Zeitpunkt aus.
  2. Die Kalender aller Teilnehmer aktualisieren sich im Hintergrund, d.h. OHNE manuellen Eingriff durch den Benutzer. Eine Bestätigungs-Email informiert den Organisator, dass sein Meeting statt ursprünglich im Raum 123 nun im Raum 456 stattfindet.
  3. Aufgrund des Raumwechsels wird natürlich auch ein anderes Zoom Room System benötigt. Der Smart Calender überträgt daher die Buchung auf das andere, im Raum 456 befindliche Raumsystem.  Gleichermaßen werden auch andere Ressourcen umgebucht, die unmittelbar mit der Nutzung des Raums 456 zusammenhängen. Man denke nur an Besucherausweise, Zutrittskontrollen oder ähnliche Funktionen.

Sollte wider Erwarten die Software keine automatische Lösung finden, so starten definierte Prozesse, die beispielsweise nicht nur den Organisator benachrichtigen, sondern auch den Helpdesk involvieren.

Gleichermaßen kann der Organisator jederzeit die Buchung öffnen und manuell einen anderen Raum suchen. Die Teilnehmer des Meetings werden mit all dem Hin und Her nicht belästigt, weil sich deren Kalender automatisch im Hintergrund aktualisieren.

SMARTE Serienmeetings

Sie erinnern sich? Automatische Serienbuchungen in MS Exchange sind nur dann erfolgreich, wenn für alle Einzeltermine der jeweils gleiche Raum frei ist. SMART ist ein Raumbuchungs-System allerdings nur wirklich dann, wenn es für jeden Termin einen geeigneten Raum findet und genau das macht der Condeco SMART CALENDAR. Aktive Hilfe bei der Raumbuchung ist in dieser Applikation sehr wichtig, weil die manuelle Suche wirklich langwierig wird, je besser die Räume gebucht sind und je länger eine Terminserie laufen soll.

Condeco Smartes Serienmeeting
(c) Condeco Smartes Serienmeeting

Der Einfachheit halber versucht die Software natürlich, alle Meetings im jeweils gleichen Raum zu halten. Wenn dies nicht möglich ist, sucht es automatisch nach gleichwertigen Alternativen. Auch hier gilt wieder, dass der neue Raum inkl. aller damit verbundenen Ressourcen den ursprünglichen Anforderungen entspricht. Hier ein Screenshot eines Reports des SMART CALENDARS.

Condeco Serienmeeting Report
(c) Condeco Serienmeeting Report

So geht das nicht, das müssen irgendwie verschieben

Aktive Hilfe bei der Raumbuchung zeigt sich aber auch in jenen Fällen, wo es unvorhergesehene Änderungen gibt. Speziell in diesen Praxis-Szenarien zeigt sich, ob ein Raumbuchungs-System die User und somit die Organisation wirklich unterstützt oder ob es als bürokratischer und unflexibler Klotz am Bein empfunden wird.

Folgende zwei Herausforderungen kommen häufig vor:

  1. Betriebsbedingte Raumsperre
    Egal ob ein technisches Problem vorliegt oder eine kurzfristige Änderung in der maximalen Belegung des Stockwerkes (Hallo Covid19-Krise!) eine bestehende Buchung ungültig werden lässt.
    So der so, der ursprünglich gebuchte Raum steht nicht mehr zur Verfügung.
  2. Organisatorische Gründe, „höherwertige“ Meetings
    Wer kennt es nicht, die User reservieren zuallererst die besten Räume mit der schönen Einrichtung und dem tollen Ausblick. Die kleine Kammer mit dem weiten Weg zur Kaffeemaschine hingegen bucht niemand freiwillig. Wer will es den Menschen auch verdenken…
    Muss der externe Kunde, mit dem man wegen eines großen Auftrags verhandelt, deswegen in einen weniger repräsentativen Raum gehen? Wohl kaum. Kurzum, es muss herumgeschoben, getauscht, getrickst werden.
    Die interne Buchung einfach zu stornieren, könnte man machen. Dies löst aber das Problem nicht und verbessert sicher auch nicht die Stimmung im Team.
Meeting Room Rebooking
Höherwertiges Meeting verdrängt internes Meeting

Beiden Szenarien liegt zu Grunde, dass der Organisator nichts falsch gemacht hat, sich aber plötzlich wieder auf die Suche nach einem Raum für sein Meeting machen soll. Das wird berechtigterweise als lästig empfunden.

Smart Calendar bietet auch hier aktive Hilfe bei der Raumbuchung, indem es automatisch einen anderen Raum für das Meeting findet und alle Prozesse, die damit verbunden sind, automatisch erledigt.

Aktive Hilfe bei der Raumbuchung – Fazit

Diese drei Beispiele zeigen, dass ein Raumbuchungs-System nur dann wirklich sinnvoll und effektiv ist, wenn es den Nutzer aktiv unterstützt. MS Exchange ist eine solide Basis, deckt das Thema jedoch nur grundsätzlich ab. Dies wird auch von Microsoft gar nicht bestritten, was sich unter anderem an massiv verbesserten Software-Schnittstellen im Microsoft M365 Graph zeigt, welche Features wie den beschriebenen SMART CALENDAR überhaupt erst ermöglichen.

Nur „ausgewachsene“ Raumbuchungs-Systeme wie beispielsweise CONDECO oder auch NFS Rendezvous u.ä. bieten dem Unternehmen jedoch den entscheidenden Mehrwert für die ganzheitliche Organisation der Meetingräume. Es sei hier nur am Rande erwähnt, dass die traditionell getrennten Bereiche Meetingraum und Arbeitstisch zunehmend zusammenwachsen. Shared Spaces ist das Buzzword zum Thema.

Keineswegs ist dies nur ein Thema des Facility Managements! Die Personalabteilung ist hier ebenso gefragt wie die IT, welche das technische Fundament sowohl auf User-Seite als auch im Backoffice leisten muss.

Gerne unterstütze ich Sie bei Ihren Projekten in Sachen Raum- und Desk-Buchung. Ich freue mich auf Ihr Feedback, hier oder in den sozialen Netzen.

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