Neues Feature für MS Teams Panels

Teams Panels Check In

Teams Panels ist Microsofts Version eines digitalen Türschilds, auch als Scheduling Panel bekannt. Schon bei meinem ersten Blogpost über diese Gerätekategorie habe ich angemerkt, dass das Feature Set recht bescheiden ist. Zwischenzeitlich kann man zwar mittels Teams Apps SDK zusätzliche Funktionen programmieren, im Kern sind die Geräte aber unverändert. Nun gibt es endlich ein neues Feature für MS Teams Panels. Es nennt sich CHECK-In und soll nachfolgend kurz erklärt werden.

Check-In

Unter Check-In versteht man die bewusste Übernahme eines Meetingraums zum Beginn der Reservierung. Ohne Check-In ist nicht wirklich klar, ob der Raum nun wirklich benutzt wird, die Buchung also wahrgenommen wird, oder ein sogenanntes Ghost-Meeting, ein No-Show passiert. (viel mehr zum Thema im Blogpost 10 Fragen des Raummanagements-Teil 5-No Shows).

Nachfolgendes kleine Filmchen zeigt das Feature.

MS Teams Panels Check In

Der Check-In auf den Teams Panels passiert aktuell nur durch einen einfachen Tastendruck. Der User muss sich nicht authentifizieren. Weder PIN-Code noch Badge (RFID-Card) sind nötig. Manche werden nun einwenden, dass damit Missbrauch nicht ausreichend verhindert wird. Ich erlaube mir aber anzumerken, dass eine Organisation wahrscheinlich ganz andere Herausforderungen hat, wenn Mitarbeiter solche Kindereien begehen.

Es ist aktuell noch nicht 100% klar, was das Fehlen eines Check-Ins bewirkt:

  • Wird das Meeting aus dem Kalender gelöscht; der Raum also wieder als frei angezeigt?
  • Wird ein Email an jene Person geschickt, die den Raum reserviert aber dann einen No-Show verursacht hat?
  • Wird im Hintergrund protokolliert und eine monatlichen Hitliste mit den größten Verursachern von Ghost-Meetings veröffentlicht?

All das ist nicht nur möglich, sondern sind Standardfunktionen in vielen Buchungssystemen

Klopf, klopf. Ist jemand im Raum?

Das Check-In Feature auf den MS Teams Panels hat jedoch auch noch eine zweite und durchaus schlaue Auswirkung:
Sobald draußen am Teams Panel jemand eincheckt, zeigt der das MTR (Teams Room System) eine Message an, dass vor der Türe schon Leute warten, um den Raum zu übernehmen. Das ist mit Sicherheit weniger störend als den Kopf in den Raum zu stecken, zeigt aber unübersehbar an, dass man den Raum baldigst räumen sollte, weil die eigene Reservierung zu Ende geht.

Zum jetzigen Zeitpunkt sind keine weiteren Details bekannt. So z.B. wie viele Minuten vor der Beginnzeit der Reservierung das Check-In Feature eingeschalten ist. Auch ist noch unklar, ob der MTR im Raum in einem Meeting sein muss, damit es funktioniert oder nicht. Nur soviel steht fest:
Eine Nachricht auf dem Bedien-Touchpanel auf dem Tisch alleine wird nicht reichen.

Fortschritte sind erkennbar

Ein neues Feature für MS Teams Panels allein ändert meine Einschätzung zu diesen Geräten noch nicht wirklich. Der Funktionsumfang im Vergleich mit „richtigen“ Scheduling Panels ist nach wie vor recht bescheiden, aber das neue Check-In Feature nutzt auf eine sehr clevere Art die Verbindung zur Medientechnik im Raum.
In anderen Worten: Die Verknüpfung vom MTR im Raum und dem Teams Panel vor dem Raum ermöglicht noch viele andere interessante Funktionen. Es bleibt zu hoffen, dass Microsoft hier selbst laufend weiterarbeitet und nicht alles auf externe Entwickler und deren Teams Apps schiebt.

Auch auf der Hardware Seite ist der Fortschritt eher gemächlich. Neben den Produkten von Yealink und Crestron soll bald mit dem LOGI TAP Scheduler ein weiteres Modell kommen. Diese sind jedoch Stand heute (Ende Nov 2021) noch nicht verfügbar bzw. noch nicht von MS final zertifiziert.

Neben der Raumbuchung (mit oder ohne Teams Panels) gibt es erste Anzeichen eines kommenden DESK-Buchungssystems von Microsoft. Noch sind dazu viel zu wenige Informationen bekannt, um einen Blogpost schreiben zu können. Macht aber nichts, denn es gibt mehrere Anbieter von tollen Desk-Booking Systemen. Wobei die Aufteilung in Raum- und Desk-Buchung eigentlich überholt ist. Lassen Sie uns daher künftig von SHARED SPACES und PERSONAL SPACES sprechen, denn weder ist das eine immer ein RAUM, noch ist das andere immer ein SCHREIBTISCH.

Der neue hybride Arbeitsplatz ist ein wichtiger Bestandteil des „New Workplace“. Ich stehe Ihnen gerne bei diesem und anderen Themen rund um Workplace Technology zur Verfügung.

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