Neues Lizenzmodell für Microsoft Teams Rooms

Mit 1. September startete mit überraschend kurzer Vorwarnzeit ein neues Lizenzmodell für Microsoft Teams Rooms. Es sorgt aktuell für große Verunsicherung und Emotionen. Dieser Blogpost soll die Änderungen und daher Auswirkungen beschreiben. Alle Statements basieren auf den aktuell verfügbaren Informationen zum Zeitpunkt 2.September 2022.

Das alte Teams Rooms Lizenzmodell

Bisher gab es zwei Lizenzen für MTRs = Microsoft Teams Rooms Systeme.

Die Microsoft Teams Rooms STANDARD Lizenz enthielt alle Lizenz-Komponenten, welche für die Nutzung aller Features nötig waren. Dazu zählten nicht nur Teams-Funktionen wie Content-Camera, Intelligent Speaker, Teams Panels, etc, sondern auch eine AzureAD P1 Lizenz für spezielle Themen wie Intunes und Conditional Access. All das zu einem SEHR günstigen Preis von USD 15,- pro Monat und Raum. In anderen Worten:

Es gab keine MTR-Funktion, welche man mit der alten Teams Rooms Standard Lizenz nicht verwenden konnte! Auch alle neu hinzukommenden Features waren immer ohne Aufpreis nutzbar.

Die Teams Rooms PREMIUM-Lizenz um USD 50,- pro Monat und Raum enthielt zusätzliche Services, welche aber für den Meetingraum-User nicht relevant waren. Die Extra-Services waren sogenannte Managed Services. Darunter beispielsweise eine proaktive Benachrichtigung, sobald Microsoft Probleme bei den MTRs entdeckte. Ja, Microsoft selbst lieferte diesen Service!

Aber der wahrscheinlich wesentlichste Grund für viele Organisationen, sich für die Teams Rooms Premium Lizenz zu entscheiden, war der unmittelbare PERSÖNLICHE Kontakt zum Microsoft Teams Rooms Support. Kunden konnten direkt MS Techniker anrufen und sich Unterstützung für Planung, Rollout und Betrieb von MTRs geben lassen! Das geschah unter Umgehung aller andern MS Support-Strukturen und war eine absolute Ausnahme in der Beziehung zwischen MS und seinen Kunden.

Warum keine E3/E5 Lizenzen für MTRs verwenden?

Anstatt sich extra Teams Rooms Lizenzen zu kaufen, betreiben viele Kunden ihre MTRs mit User-Lizenzen, also z.B. E3 oder E5 Lizenzen. Dies ist jedoch bei strenger Auslegung der Lizenzbedingungen gar nicht zulässig, weil E-Lizenzen eben nicht für „Shared Devices“ wie MTRs oder Telefone verwendet werden dürfen. Auch kaufen viele Organisationen User-Lizenzen in hohen Stückzahlen bzw. haben großzügige Kontingente in Ihren MS-Verträgen. Anders gesagt: Es sind fast immer E3/E5-Lizenzen verfügbar, die man „kostenlos“ den MTRs zuweisen kann. Warum also extra Lizenzen kaufen? Offensichtlich um Kunden-Diskussionen aus dem Weg zu gehen, hat Microsoft dies bisher geduldet. Sogar in den MS-Docs https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/rooms/rooms-licensing steht ausdrücklich:

If you have existing user licenses assigned for room systems (e.g., E3 or E5), these will continue to work without any interruption. However, to be compliant with future changes, you must move to Meeting Room licenses when assigned user licenses expire.

Microsft Docs zum Thema E Lizenzen für MTRs

Damit ist jedoch bald Schluß! Microsoft hat angekündigt, mit 1. Juli 2023 Anmeldeversuche von MTRs mit User-Lizenzen zu blockieren! Und genau hier beginnt es interessant zu werden.

Licence Enforcement bei MTRs

Offensichtlich unterscheidet Microsoft bisher noch nicht, mit welcher Lizenz ein MTR auf die M365 Dienste zugreift. Es kann eine User-Lizenz wie E3 sein oder eine MTR-Lizenz, klein=Standard oder groß= Premium, all das ist macht keinen Unterschied. Es stehen immer alle Funktionen zur Verfügung. Wie weiter unter ausführlicher beschrieben wird, stehen aber in Zukunft abhängig von der Lizenz ein komplett unterschiedliches Feature-Set zur Verfügung! Damit diese Unterscheidung funktionieren kann, muss Microsoft künftig viel genauer hinschauen. Aktuell ist es noch Spekulation, aber ich rechne damit, dass die nachfolgend beschriebenen Service-Einschränkungen daher auch zum 1. Juli 2023 „scharf geschalten“ werden.

Neues Lizenzmodell für Microsoft Teams Rooms

Die beiden neuen Teams Rooms Lizenzen nennen sich BASIC und PRO und könnten nicht unterschiedlicher sein. Beide sorgen auf Ihre Art für ordentliche Überraschungen.

Microsoft Teams Rooms License
Microsoft Teams Rooms License

MTR Basic Lizenz

Das Überraschendste zuerst: Microsoft Teams Rooms Basic ist kostenlos! In jedem M365 Tenant kann man maximal 25 Stück dieser Lizenzen gratis aktivieren. Soweit die guten Nachrichten.

Die nicht so guten Nachrichten sind, dass mit dieser Lizenz bei Weitem nicht mehr alle MTR-Funktionen genutzt werden können! Noch ist es offiziell nicht exakt bestätigt, aber die Beschränkungen liegen wohl primär in den folgenden Bereichen:

  • Teams Rooms bedienen sich einer Fülle von MS Azure Cloud-Diensten rund um das Thema AI und ML. Egal ob Magic Content-Cameras, Intelligent Speakers, Audio Noise Supression, alle diese Funktionen verwenden jede Menge extra Power aus Microsofts Azure Rechenzentren. Genau darauf gibt es keinen Zugriff mit BASIC.
  • Normalerweise empfangen Teams Clients die Videostreams der anderen Teilnehmer individuell und setzen diese erst im Endgerät zu einem Screen-Layout zusammen. Manche Layouts werden jedoch cloud-seitig gebaut und kommen dann als ein einzelner Videostream zum Client. Beispiele dafür sind Front Row, Together Mode oder Large Gallery. Sie vermuten richtig: Auch das gibt es nicht für BASIC-Benutzer!
  • Jeder MTR kann bekanntlich auch in das MS Teams Phone System eingebunden werden, um damit ganz normale POTS-Gespräche zu führen. Die dafür nötige Phone System Lizenz ist nicht in der Basic-Lizenz enthalten, sehr wohl aber in der PRO.
  • Auch auf die AzureAD Premium 1 sowie Intune muss man bei BASIC verzichten. Ehrlicherweise verwenden diese Funktionen primär nur große Organisationen, aber unter Security Sicht ist das schon schade.
  • Erwartungsgemäß gibt es keine der früher unter der Premium Lizenz verfügbaren Managed Services. Das war aber auch nicht zu erwarten.
  • Interessant ist, dass auch Teams Panels, also die Türschilder nicht mit der Basic Lizenz betrieben werden dürfen. Oder zumindest die davon abgeleiteten Services wie Check-In, Max People Notification und ähnliche Funktionen.

Zusammenfassend gesagt, deckt die Teams Rooms Basic Lizenz wirklich nur die primären Meeting-Funktionen ab. Das mag für viele Anwendungen komplett ausreichend sein, speziell für kleine Huddle Rooms mit günstigen Android MTRs. Nutzern muss aber klar sein, das damit sehr viele Funktionen nicht zugänglich sind, auch solche, die möglicherweise ein Vielfaches an Meeting-Effizienz einbringen als die Mehrkosten bei der Lizenz.

MTR PRO Lizenz

Erwartungsgemäß sind in der PRO Lizenz alle obigen Beschränkungen aufgehoben. Um USD 40,- pro Raum und Monat bietet diese aber trotzdem überraschende Neuigkeiten.

Die wichtigste davon: Microsoft stellt den persönlichen Direkt-Support komplett ein! Wie weiter oben beschrieben, war jedoch für viele Organisationen das primäre Argument, sich dafür zu entscheiden. Im Gegenzug sind künftig nur mehr 40 statt 50 USD fällig.
Welche Alternativen gibt es nun? Die Antwort ist naheliegend: Man sucht sich einen professionellen Managed Service Partner, der diesen und noch viele andere Services ebenso professionell leisten kann. Ich stehe gerne für entsprechende Projekte zur Verfügung.

Alle restlichen Services wie ITSM-Anbindung (z.B. an Service Now) oder Device Analytics bleiben weiterhin verfügbar und sollen sogar erweitert werden, z.B. um zusätzliche Dashboards.

Mein persönlicher Kommentar:
Microsoft kehrt nun wieder zu ihrem üblichen Geschäftsmodell zurück. Ich betrachtete das alte Modell als Experiment bzw. als Marketing-Aktion, um Kunden an das Thema Teams Rooms heranzuführen. Ehrlich gesagt habe ich es nie geglaubt, dass Microsoft wirklich selbst ins Managed Service einsteigen will. Und schon gar nicht beim Thema Meetingroom.

Zusammenfassung

Ein neues Lizenzmodell für Microsoft Teams Rooms war zu erwarten. Speziell die Variante Standard war mit USD 15 sehr billig. Vor allem, wenn man bedenkt, dass es um diesen Preis alle Features der Teams Rooms Plattform gab. Auch solche, die erst nach und nach dazugekommen sind und von denen niemand zur Markteinführung von MTRs auch nur zu träumen wagte. Mit der neuen Basic Lizenz sinkt der Preis konkurrenzlos auf NULL.
Realistisch betrachtet ist die neue BASIC Lizenz aber bestenfalls ein Appetitanreger. Sie erleichtert den Einstieg in die Welt der MTRs, kann aber mit Ausnahme kleiner Unternehmen nicht wirklich empfohlen werden.

Die Lizenzpreise für Raumsysteme von Zoom, Webex & Co liegen erstaunlich (nicht wirklich, oder?) nahe am neuen MTR PRO Preis. Anders gesagt: Die MTR Pro Lizenz ist jene, welche Kunden primär verwenden werden. Weil sie alle Features bietet und weil sie ähnlich viel wie der Mitbewerb kostet.

Der Wegfall der Standard-Lizenz wird viele große Kunden massiv stören. 40 statt 15 USD entsprechen einer Preiserhöhung von 166%, also deutlich mehr als eine Verdopplung! Bei hunderten Räumen in großen Unternehmen ist das ein satter Betrag. Aber konnte man wirklich davon ausgehen, dass Microsoft auf ewig nur einen Bruchteil der Konkurrenz verlangt? Und ist es wirklich so dramatisch?

Eine realistische Bewertung

Erlauben Sie mir folgende kleine Rechnung zu machen:
20 Tage pro Monat * 8 Stunden pro Tag = 160 Arbeitsstunden. Bei einer Auslastung von ca. 60% (das ist sehr konservativ!) ist ein Meetingraum folglich min. 100 Stunden pro Monat in Verwendung. $25 Mehrpreis pro Monat bei den Lizenzkosten entspricht also Mehrkosten von $ 0,25 pro Betriebsstunde und Meetingraum!

Dem setze ich nun die „Personalkosten eines Meetings“ gegenüber. Lassen Sie uns im Durchschnitt 3 Personen pro Meeting mit jeweils ca. $ 70 Personalkosten pro Stunde ansetzen; auch das ist SEHR konservativ gerechnet, die Realität liegt wahrscheinlich bei min. $100. So oder so kosten die Leute im Meeting deutlich mehr als $200 pro Meeting-Stunde. Die Lizenzkosten für das MTR-System im Meetingraum entsprechen somit ca. 0,2% (!) der Personalkosten.
In anderen Worten: 0,2% für topmoderne Collaborations-Technik! Für die Möglichkeit, alle Vorteile der hybriden Arbeitswelt zu benutzen!

Ja, die Erhöhung der Lizenzkosten ist relativ betrachtet enorm. Natürlich ist es auch legitim, jede Preiserhöhung zu beklagen. Bei objektiver Betrachtung sind die Lizenzkosten für professionelle Meetingraum-Technologie jedoch absolut vernachlässigbar! Neben Personal- und Lizenzkosten sind schließlich noch CAPEX Kosten für die Errichtung sowie OPEX für Betrieb und Facility Management zu beachten.

Mit dieser kleinen Rechnung will ich zeigen, dass Projekte zum Thema Workplace-Technology ganzheitlich gedacht, gerechnet und gemacht werden müssen. Für den einen ist es eine Verdopplung der (Lizenz)-Kosten, insgesamt ist es jedoch nicht einmal ein Rundungsfehler im Kontext der wahren Kosten von Meetings im Unternehmen.

Wenn ich damit Ihr Interesse an ganzheitlichen Lösungen rund um das Thema Workspace und Workplace geweckt habe, so lassen Sie uns sprechen. Ich kann Sie dabei unterstützen, einen vielfachen Gegenwert für Ihre Investition in Ihre Meetingräume zu lukrieren. Daran kann auch ein neues Lizenzmodell für Microsoft Teams Rooms nichts ändern.

EnglishFrenchGermanItalianSpanish